Программа бенчмаркинга

Данная статья будет полезна менеджерам, которые не знакомы с понятием бенчмаркинг (benchmarking) или для тех, кто хочет освежить свои знания.

Бенчмаркинг - это мощный инструмент для организаций, постоянно стремящихся к улучшению. Это один из основных программ по изменению включающих управление качеством и преобразования бизнес процессов. Программа довольно сложна и требует исключительных управленческих навыков, но при правильном применении сможет создать для компании долгосрочное конкурентное преимущество.

Существуют различные типы бенчмаркинга:

  • внутренний бенчмаркинг (internal benchmarking) - измерение текущих практик в сравнении с другими подразделениями компании
  • индустриальный или конкурентный бенчмаркинг (industrial or competitive benchmarking) - сравнение внутри отдельной индустрии между непосредственными конкурентами или определенными компаниями с разнородной продукцией
  • функциональный или неконкурентный бенчмаркинг (functional or non-competitive benchmarking) - прямое сравнение функций двух или более компаний, возможно из разных отраслей
  • общий бенчмаркинг или лучшая практика (generic benchmarking or best practice/world class benchmarking) - сравнение с лучшими практиками всемирно известных компаний

Определение

Бенчмаркинг является продолжающимся структурным процессом выявления, понимания и адаптации выдающихся практик лидеров отрасли, чтобы помочь компании улучшить свою работу, достигнуть и поддерживать конкурентные преимущества.

Преимущества

Бенчмаркинг:

  • помогает определить производственные цели
  • фокусирует и ускоряет процесс изменения
  • мотивирует персонал показывая новые возможности
  • предоставляет раннее предупреждение конкурентного отставания

Недостатки

Бенчмаркинг может по ряду причин провалиться. Это может произойти из-за отсутствия целеустремленности, обязательности или ресурсов. Существенных недостатков у бенчмаркинга как процесса нет.

Как применить бенчмаркинг

1. Составьте план

Определите список факторов и показателей производительности, которые вы хотите превзойти. Затем сгруппируйте их. Сфокусируйтесь на наиболее важной деятельности для компании. Избегайте нерелевантных или слишком простых в измерении показателей. Выберите несколько процессов для бенчмаркинга. Не пытайтесь быть слишком амбициозным на данном этапе, особенно если это первый бенчмаркинг для компании. При выборе процессов принимайте во внимание критичные для успеха факторы: бенчмаркинг должен быть одобрен высшим руководством, должен быть интегрирован в корпоративную стратегию и основан на глубоком понимании собственных процессов.

2. Определите ответственные лица

Организуйте команду ответственную за бенчмаркинг и назначьте руководителя. В большинстве своем бенчмаркинг проводится командой для получения наибольшего преимущества от навыков каждого члена группы. Среднее количество человек в группе - шесть. Несмотря на то, что работа будет производиться командой, дополнительным плюсом будет вовлечение в процесс всех сотрудников. Бенчмаркинг может выявить отставание в любой сфере деятельности организации, поэтому необходимо мнение специалистов в разных областях. Вовлеченность в процесс руководства тоже занимает важную роль в процессе оценки и может служить хорошей мотивацией для успешного улучшения.

3. Исследуйте процессы для бенчмаркинга

Задокументируйте процессы, которые будут участвовать в бенчмаркинге, чтобы понять какая деятельность вовлечена в процесс. Используйте простые технологические схемы (flow chart). Пример схемы представлен на рисунке 1. Это поможет понять необходимые входные данные и требуемый результат. Измерить можно любое количество элементов. Задача команды определить наиболее важные элементы, влияющие на производительность.
Процесс производства мебели

4. Определите план сбора данных

Данные необходимы для сравнения между организациями или частями организации. Эта информация может быть представлена в форме статистики, коэффициентов, кейсов или детальных описаний. Чтобы успешно провести бенчмаркинг, необходимо запланировать сбор данных. Собирайте только необходимые данные для принятия решений. Сбор лишней информации может также негативно сказаться, как и сбор недостоверной информации.

5. Определите пары для сравнения

Рассмотрите внутренние (департаменты или компании входящие в состав организации) и внешние (конкуренты, похожие отрасли или лучшие в своем классе/в мире компании) источники для бенчмаркинга. Информацию вы можете почерпнуть в журналах о торговле и индустрии, маркетинговых исследованиях, правительственных исследованиях, дата базах, у поставщиков, клиентов, корпоративной сети.

6. Спланируйте и соберите всю информацию

Выявите измеримые и неизмеримые показатели для бенчмаркинга. К точным показателям можно отнести коэффициенты, время и затраты. Неизмеримые показатели включают в себя стиль управления, передача информации или ориентация на клиента.

Подготовьте план действий. Определите кто будет заниматься сбором информации, когда и где. Опросники необходимо отправить по почте или во время личной встречи. Определите какой подход к сбору информации отвечает вашим требованиям.

Соберите информацию. Очень легко недооценить необходимые затраты времени на данный процесс.

7. Используйте полученную информацию для улучшения

Составьте таблицу Excel и занесите туда ваши показатели и показатели конкурентов. Сравните показатели. Где ваша компания проигрывает конкурентам? Команда, занимающаяся бенчмаркингом должна определить причины, по которым это происходит и обратиться к экспертам для создания плана по улучшению показателей, а также определить четкий критерий оценки результата.

8. Примените улучшения

После того как показатели, нуждающиеся в улучшении найдены, обсудите полученные результаты. Если вы сможете продемонстрировать все плюсы предстоящих изменений ваши сотрудники с большей вероятностью поддержат их. Примените план по улучшению с помощью инициативных менеджеров. На данном этапе их инициатива крайне важна для эффективного улучшения процессов.

9. Осуществляйте мониторинг и оценку

Контролируйте исполнение плана по улучшению и оценивайте выполнение поставленных задач. Как изменились бизнес процессы? Какие барьеры возникают для успешных изменений в организации? Какие дальнейшие изменения необходимо внедрить? Выберите следующий процесс для бенчмаркинга. Выбрать подходящий момент - это одна из основных сложностей.