Взыскание долгов

Эта статья описывает процесс взыскания задолженности и перекликается со статьей Контроль кредиторской задолженности.Все компании, предоставляющие кредиты клиентам, будут время от времени сталкиваться с ситуациями, в которых просрочены платежи. Отдельные фирмы должны решить, в какой момент расширенный кредит становится вопросом взыскания долга и насколько срочно это необходимо выполнить. В этом контрольном списке изложены обоснованные принципы действий с этого момента.

Определение

Взыскание задолженности - это общее название процессов и процедур, принятых организациями, которые предоставили клиентам кредиты на товары и услуги и обнаружили, что платеж либо не ожидается, либо просрочен.

Контрольный список действий

1. Помните, что профилактика лучше лечения

Подумайте о возможных шагах, которые вы могли бы предпринять, чтобы минимизировать вероятность образования безнадежных долгов. Решите, кто будет управлять политикой компании по данному вопросу.

Некоторые общие параметры включают в себя:

  • факторинговое агентство
  • юрист и юридическое агентство - письмо на официальном бланке иногда имеет положительный эффект
  • ваш собственный персонал - либо посвященный исключительно взысканию задолженности, либо в составе группы по контролю за счетами или кредитованию

2. Определить организационные потребности

Компании необходимы:

  • системы, которые на ранней стадии выявляют задолженность и потенциальные безнадежные долги
  • хорошее общение и взаимопонимание между отделами, особенно отделами продаж, счетов, кредитного контроля и сбора долгов
  • персонал с процедурными знаниями и хорошими навыками межличностного общения
  • регулярный пересмотр политик, процедур и критериев для предоставления и продления кредита
  • последовательно применяемые политики, регулярно пересматриваемые, чтобы гарантировать, что процедуры взыскания долга после выявления факта просрочки начаты немедленно
  • регулярное обучение или повышение квалификации по процедурам и межличностным навыкам, например, обучение людей сочувственному, но настойчивому общению

3. Сконцентрируйтесь на крупных долгах

Помните, что на 20 процентов ваших должников приходится 80 процентов непогашенной задолженности. Еще меньший процент связан с плохими или потенциально плохими долгами. Сначала стремитесь вернуть большие долги; в то время как может быть легче собрать меньшие суммы, которые просрочены, это не лучший подход. Оцените эффективность взыскания задолженности по сумме взысканных денег, а не по количеству собранных долгов. Имейте в виду, однако, что:

  • несколько меньших долгов могут добавиться к одному большому
  • для возврата крупной задолженности лучше осуществить телефонный звонок до наступления срока платежа
  • для небольшой задолженности, процесс можно начать с письма через месяц после просрочки
  • долги редко бывают такими простыми, как один счет или транзакции за месяц - обычно они включают много транзакций с счетами и кредит нотами в течение нескольких месяцев

4. Пишите положительные письма

В первую очередь, обращение по почте будет дешевле, чем обращение к своим должникам по телефону. Убедитесь, что ваши письма адресованы персонально должнику и являются вежливыми, ясными и конкретными.

Будьте краткими и твердыми. Не извиняйтесь, не обещайте ничего и не упоминайте о возможности частичной оплаты. Сосредоточьтесь на получении оплаты сейчас. Не спрашивайте почему долг не был оплачен. Оправдание не заменит ваши деньги. Не высказывайте угроз, если вы не готовы их осуществить.

Для максимального эффекта ваши письма должны быть персонализированы. Обратитесь к предыдущей корреспонденции, и, если это уместно, укажите даты цитирования. Избегайте использования «первого предупреждения» - это подразумевает, что последуют еще, и должник может использовать это в качестве очередной причины для отсрочки платежа. Избегайте использования «последнего предупреждения», если вы действительно не имеете это в виду. Будьте вежливы, кратки и тверды. Объясните, почему все-таки следует заплатить, например:

  • предлагая возможность защитить репутацию должника
  • указывая на преимущества продолжения совместной работы
  • указание на преимущества использования - но не злоупотребления - кредитных условий и обеспечения их постоянной доступности
  • объяснить, что оплата гарантирует, что третьи стороны не будут вовлечены
  • выражая надежду, что вы можете избежать судебных исков

После того, как письмо было отправлено, повторно примените процедуру контроля кредитования, прежде чем продлевать клиенту дополнительный кредит. Рассмотрите возможность размещения всех заказов на предоплате, пока вы не получите платеж и не сможете удовлетворить ваши условия для предоставления кредита.Многие компании используют серию из трех или четырех писем, усиливающихся по тону. Они будут использованы в любом последующем судебном разбирательстве и должны быть отправлены независимо от любых других действий, которые вы предпримете.

5. После того как выслали письма, позвоните

Телефон является важным инструментом при сборе долгов, но вы не должны недооценивать стоимость и время, затрачиваемое на звонки. Прежде чем звонить должнику, подготовьтесь, собрав соответствующие файлы и копии счетов. У вас должны быть:

  • правильное имя компании должника и юридический статус
  • имя человека, с которым вам нужно поговорить
  • сумма, дата и полная информация о долге
  • согласованные условия продажи или поставки
  • детали предыдущих сообщений, если таковые имеются
  • дата последнего полученного платежа, если есть
  • готовые ответы на оправдания, запрос на дополнительное время для оплаты или предложение частичной оплаты

Как только вам ответит нужный человек, идентифицируйте себя и персонализируйте разговор. Вам нужны навыки убеждения, чтобы получить деньги и выяснить причины задержки - они могут иметь отношение к будущим кредитным отношениям клиента с вами. Если вы можете, выясните, является ли споры, финансовые проблемы или невнимательность причинами задержки платежа. Если вам сообщили, что клиент все оплатил, получите подробную информацию. Когда и куда был отправлен платеж, и каковы были его номер, дата и сумма? Если сумма была оплачена не полностью, спросите почему.

6. Рассмотрим преимущества факса и электронной почты

Факсы сейчас практически не используются, но факсимильные сообщения, как правило, обрабатываются быстрее, чем официальные письма. Помните, что содержимое факса может быть общедоступным в отделе или компании должника - и заинтересованным лицам может стать стыдно перед сотрудниками, что компания является должником. Еще одно преимущество факсов и электронных писем заключается в том, что они могут быть отправлены непосредственно получателю и, следовательно, могут получить немедленное внимание.

7. Если ничего не помогает, рассмотрите визит к должнику

Личная встреча может быть неприятна для тех, кто хочет избежать конфронтации, и вы можете почувствовать, что репутация испорчена, если уйдете без денег. Если вы решили посетить должника, приходите неожиданно и будьте твердыми, вежливыми и непоколебимыми. Если вы не договоритесь, переходите к следующему этапу.

8. Наймите агентство по взысканию долгов

Используйте только сертифицированные коллекторские агенства с хорошей репутацией. Не платите агентству заранее и не соглашайтесь на фиксированную плату. Согласитесь только платить процент от того, что агентство сможет вернуть. Получить справку из банка и поговорите с другими клиентами агентства. Убедитесь, что вы знаете и принимаете условия агентства.

9. Тщательно подумайте, прежде чем давать указания адвокатам или участвовать в судебных процессах

Адвокаты стоят дорого и требуют оплаты независимо от того, достигают ли они результатов. Обратитесь за советом и узнайте цены, прежде чем брать на себя обязательства. Судебный процесс выйдет еще дороже. Прежде чем начинать судебное разбирательство, убедитесь, что у должника есть достаточно денег для оплаты, у вас есть достаточные доказательства существования долга и что сроки долга меньше шести лет. Убедитесь, что у вас есть полное имя, адрес и юридический статус должника.