Эта статья предназначена для менеджеров ответственных за планирование конференций. Конференции могут быть продуктивными и запоминающимися, если они достигают целей как организации, так и делегатов. С другой стороны, они могут быть неорганизованными, не относящимися к делу или попросту пустой тратой времени. Разница между ними заключается в детальном планировании всего процесса, от постановки целей до тщательного наблюдения за протоколом на финальном ужине. Если какая-то деталь оставлена на волю случая, и в результате что-то пойдет не так, конференция станет для кого-то неудачей, и это может отразиться на организаторах и репутации принимающей организации.

Определение

Конференции проводятся по разным причинам - они могут быть рекламными, внутрифирменными, образовательными или основанными на продажах. Данная статья концентрируется на конференциях, проводимых с целью получения прибыли. По сути, конференция - это собрание спикеров и делегатов, на котором встречаются для решения конкретных проблем, принятия конкретных решений, обсуждения или изучения вопросов, представляющих взаимный интерес, публикации услуг для потенциальных рынков или обсуждения сотрудничества с другими органами.

Контрольный список действий

1. Установить необходимость проведения конференции

Если вы никогда не организовывали конференцию раньше, имейте в виду: по сравнению с некоторыми другими методами достижения ваших целей, планирование конференции может быть очень дорогим и трудоемким.

Спросите себя:

  • Кто ваша целевая аудитория?
  • Что вы хотите сказать (или спросить или обсудить) и почему?
  • Как и где вы хотите это сказать?

Ваши ответы помогут вам определить, действительно ли конференция является наиболее подходящим и экономически эффективным способом достижения ваших целей, и определяет первоначальный набор целей для планирования самой конференции.

2. Создать комитет по планированию

Конференции лучше всего планировать с помощью небольшого комитета, который определит цели, а также распишет подробную деловую и рекламную программу. Помните, однако, что комитет должен быть ориентирован на действия.

3. Назначить конференц-менеджера

Комитет должен назначить руководителя конференции, наделенного всеми полномочиями для решения проблем, принятия решений и ведения переговоров с внешними сторонами. Этот человек должен иметь опыт общения с людьми на всех уровнях и любить проводить конференции, иначе работа не будет выполнена хорошо. Он или она должен понимать каждую деталь того, что требуется, и должен регулярно проверять комитет конференции. В конечном итоге менеджер конференции несет ответственность за успех или провал конференции.

Можно воспользоваться услугами профессионального организатора конференций. Хотя это может быть дорого, но вполне может оказаться экономически эффективным для больших или сложных конференций.

4. Подготовить расписание

Требуется время, чтобы организовать успешную конференцию. Соответствующие места часто бронируются за год или более. Комитет и менеджер должны составить график, который дает достаточно времени, чтобы найти подходящее место, привлечь соответствующих докладчиков и организовать рекламу. Менеджер должен также начать думать о множестве других соображений, которые сопровождают конференцию, например:

  • пропуск и парковка
  • удобное место для неизвестного (хотя и приблизительного) количества делегатов
  • презентационное оборудование и наглядные пособия
  • сопровождающая выставка
  • информационная служба поддержки
  • доступ к телефонам, факсу и электронной почте для делегатов
  • питание и специальные диетические требования
  • различные требования к размещению

5. Составьте программу

Деловая программа, составленная комитетом, должна полностью соответствовать вашим целям. Определите круг ораторов, которые опытны, искренни и убедительны. Помните, что плохое представление первоклассного материала может разрушить конференцию. Запланируйте расписание так, чтобы презентации привлекли внимание делегатов (люди обычно концентрируются не более 25-30 минут, прежде чем им нужен перерыв). Включите в программу:

  • перерывы между презентациями
  • длительные перерывы на отдых
  • легкие обеды, чтобы делегаты не могли задремать на дневных заседаниях (если вы употребляете алкоголь, делайте это в умеренных количествах)
  • несколько легких презентаций, зажатых между более тяжелыми для восприятия
  • правильный баланс между интерактивными, лекционными и дискуссионными сессиями
  • правильный баланс между работой и отдыхом

Составьте развлекательную программу: организаторам и делегатам выгодно оставаться вместе большую часть времени.

6. Договоритесь с докладчиками

Договоритесь с возможными ораторами и закажите их как можно раньше. После подтверждения бронирования согласуйте содержание и формат презентации докладчика. Договоритесь также с дополнительными докладчиками на случай проблем, появляющихся в последнюю минуту. Не забывайте оговаривать (и повторно напоминать) сроки и время презентаций, так как большинство ораторов склонны говорить дольше чем нужно.

Рекомендуется по крайней мере одна генеральная репетиция. Необходимо назначить дату и обеспечить присутствие докладчиков.

7. Определите ваших делегатов

Выбор делегатов тесно связан с целями конференции и не так прост, как можно себе представить. Например, на конференции по продажам в качестве делегатов будут участвовать продавцы, но кто еще будет присутствовать?

8. Выберите место

После определения формата конференции, докладчиков и предполагаемых делегатов, менеджер конференции должен предоставить список подходящих мест, которые подпадают под финансовые рекомендации, установленные комитетом. Места могут быть определены через личные знакомства или агентства по размещению. Менеджер должен посетить объекты, чтобы сравнить их и убедиться, что они соответствуют всем техническим требованиям. Стоит помнить, что отели предлагают специальные ставки на все конференции и зачастую дешевле в межсезонье и в выходные дни. Совсем недавно университеты стали самостоятельными местами проведения конференций. Многие из них обновили общежития, чтобы обеспечить комфортное проживание участникам конференций.

Конференц-зал имеет первостепенное значение. Размер комнаты является главным соображением, но кроме того, конференц-зал должен иметь:

  • приятную обстановку
  • высоту потолка пропорциональную размеру комнаты (низкий потолок может привести к депрессии делегатов)
  • первоклассная система громкой связи (если система неадекватна, необходимо нанять подходящее оборудование)
  • эффективный, но тихий кондиционер
  • эффективное затенение окон
  • легкий доступ к удобным выходам и входам
  • удобные сидения

Загляните в номера, как стандартные, так и представительские, чтобы убедиться, что они чистые и располагают удобствами, которые ожидают ваши делегаты. Достаточно ли объектов общественного питания, чтобы справиться с количеством делегатов, которые будут присутствовать? Спросите несколько образцов меню. Также осмотрите столовую.

Проверьте, как отель справится с внезапным приездом и отъездом ваших делегатов. Спросите, как они будут иметь дело с людьми, которые прибывают ночью. Отдельная стойка регистрации конференции может справиться с этим эффективно, а также может служить в качестве справочной службы. Доступны ли такие удобства для отдыха, как фитнес-центр и бассейн?

9. Реклама конференции

Если у вас есть четкая информация о желаемой аудитории, а также сведения о месте проведения и докладчиках, очень важно рекламировать конференцию как можно шире (или с более таргетированно). Комитет должен определить возможных рекламодателей еще на ранней стадии проекта.

10. Соберите информационный пакет делегата

Как только договоренности позволят, зарегистрированным делегатам следует отправить пакет перед конференцией, содержащий:

  • информацию о целях конференции и план программы
  • инструкции по приезду
  • информация об отеле (адрес, стоимость, номер телефона, адрес электронной почты, карта и т. д.)
  • детали того, что делегаты должны заплатить
  • имя руководителя конференции, помощника и их контактная информация

11. Создайте приятную атмосферу

Достижение правильной атмосферы просто необходимо, хотя для этого нет магической формулы. Очевидно, следует избегать паники и спешки в последнюю минуту; вместо этого стремитесь к спокойствию, эффективности, вежливости, дружелюбию.

12. Подведение итогов после конференции

Во время конференции менеджер должен сосредоточиться исключительно на администрации мероприятия и потребностях делегатов. У конференц-менеджера должен быть помощник и поддержка персонала. Наконец, участники должны провести брифинг. Была ли ваша конференция успешной? Какую информацию вы усвоили? Добавьте также пункты на которые необходимо обратить внимание для проведения следующей конференции.