Контроль бюджета

Эта статья предназначена для всех менеджеров, которые отвечают за бюджет. Бюджетный контроль лежит в основе работы многих менеджеров. Квалифицированный бюджетный контроль все больше ценится в организациях. Кроме того, способность контролировать бюджет теперь рассматривается как важный фактор измерения эффективности и даже как повод для продвижения по службе.

Менеджеры должны использовать сочетание подходов в управлении бюджетом - сбор и использование информации, создание систем раннего предупреждения, принятие решений и мониторинг результатов - все это является ключевыми управленческими навыками.

Определение

Бюджетный контроль достигается путем сравнения фактических затрат, доходов и результатов с установленным бюджетом. Такое сравнение необходимо для того, чтобы менеджеры предприняли корректирующие действия и изменили оперативные планы, чтобы сохранить их в рамках бюджета.

Преимущества

  • Это единственный способ контролировать финансовые показатели вашей организации / команды.
  • Позволяет понять финансовую позицию вашего департамента.
  • Он дает вам информацию для использования в качестве основы для действий.

Недостатки

Если вы не можете контролировать свой бюджет, вы будете:

  • часто перерасходовать или недорасходовать средства, не достигая запланированного результата
  • не иметь актуальной информации, которая могла бы объяснить, почему фактические результаты расходятся с бюджетом
  • демонстрировать, что ваша команда / отдел / работа вышла из-под контроля , а это плохая реклама для вашей компании и для вас самих

Контрольный список действий

1. Понять цифры

Убедитесь, что вы понимаете, как составляются цифры в бюджете. Вы должны знать, какие фигуры вы контролируете и будете нести ответственность, а какие находятся вне вашего контроля. Например, если расходы на персонал выше, потому что вы санкционировали слишком много сверхурочных, вы можете нести ответственность за перерасход; но если затраты выше, потому что профсоюз договорился о повышении заработной платы, вы не можете нести ответственность за данный перерасход и как и контролировать его. Только когда вы знаете, за какие элементы бюджета вы несете ответственность, вы можете контролировать его.

2. Поговорите со своим бухгалтером

Узнайте, какие отчеты они могут подготовить для вас. Это избавит вас от лишней работы, предоставит точные цифры и поможет поддерживать связь с бухгалтерами. Это важно, поскольку они являются ключевыми в процессе планирования.

3. Настройте систему мониторинга / раннего предупреждения

Это поможет вам отслеживать ваши расходы и доходы. Бумажная система (ведение учета понесенных расходов и проверка их в конце месяца) работает для небольших бюджетов, но при крупном бюджете лучше использовать всю доступную информацию.

4. Выберите подходящие интервалы для мониторинга вашего бюджета

Выберите интервалы для мониторинга вашего бюджета, которые соответствуют другим обязательствам вашей организации и вашей команды - скорее всего, еженедельно, ежемесячно или ежеквартально. Важно правильно рассчитать временную шкалу: следите слишком часто, и вы теряете время, редко следите, и перестаете контролировать ситуацию. Придерживайтесь того периода на который вы себе поставили, даже когда дела идут хорошо или вас множество других задач.

5. Определите отклонения

Используйте информацию, которую вы собрали, чтобы определить отклонения в ту и иную сторону от вашего первоначального бюджета. Отрицательная разница означает, что вы потратили больше, чем планировали; вам нужно внимательно посмотреть, как это повлияет на результаты года, и пересмотреть свои планы. Отклонение в большую сторону означает, что у вас недорасход.

6. Не думайте, что профицит - это хорошо

Проанализируйте любые отклонения - выясните, почему это произошло и какое влияние это окажет на результаты года. Был ли это однократный платеж, на который не был выставлен счет, скорее или это тенденция? Было ли это неожиданное падение процентных ставок? Если так, будет ли это продолжаться? Вы не выполняете запланированные маркетинговые мероприятия? Вам не удалось нанять ключевого сотрудника?

7. Сообщите нужным людям

Если вы обнаружите, что у вас есть проблема, сообщите о ней нужным людям, например, своему боссу, бухгалтеру или членам команды. Люди часто не знают, что есть проблема, пока ты им не скажешь. И пока все, кому нужно знать, не узнают, вы не можете действовать. Помните, что общение - это двусторонний процесс, и члены вашей команды могут заранее предупреждать вас о проблемах. Обсудите отклонения от бюджета с вашей командой. Они могут иметь самую последнюю информацию о том, почему что-то пошло не так.

8. Теперь действуйте

У вас есть несколько вариантов, в зависимости от обстоятельств.

  • Ничего не предпринимать, если вы ожидаете, что бюджет придет в норму, но убедитесь, что вы можете оправдать это предположение. Пересмотрите период мониторинга, чтобы убедиться, что то, что вы ожидаете, произойдет.
  • Подготовить прогноз (или обновление прогноза) и сравнение с вашим текущим бюджетом.
  • Предложить корректирующие действия, чтобы привести цифры в соответствие с первоначальным бюджетом (например, сократить расходы, попытаться увеличить продажи или сделать ставку на недоплату в других местах).

После того, как вы решили, что делать, убедитесь, что соответствующие люди знают, каковы ваши планы, понимают их и у них есть время чтобы их обсудить. После этого вы можете действовать.

9. Продолжайте мониторинг

Мониторинг - это постоянный процесс. Не думайте, что если вы поставите проблему правильно, другой никогда не будет. Продолжая следить за бюджетом, вы сможете убедиться, что ваши показатели вернулись на прежний уровень или, по крайней мере, они не вышли из-под контроля.

10. Сообщите любые изменения

Если вы изменили свой прогноз, сообщите об этом всем заинтересованным сторонам особенно тем, кто должен внести изменения в бюджет.