Контроль расходов

Эта статья предназначена для владельцев малого бизнеса или менеджеров, которые хотят решить вопрос контроля затрат.


В конкурентной бизнес-среде получение максимальной отдачи от существующих ресурсов при одновременном обеспечении роста расходов является ключевым фактором успеха или неудачи в бизнесе. Контроль затрат - это не то же самое, что сокращение затрат. Естественно, бывают случаи, когда требуется затянуть ремень, но частое сокращение расходов может отрицательно сказаться на компании - может пострадать качество, репутация бизнеса и клиенты, поставщики и сотрудники становятся несчастными. Контроль затрат - это, скорее, непрерывный процесс мониторинга, анализа и точного распределения затрат, а также продвижения культуры понимания затрат.

Определение

Расходы - это что-то, от чего нужно отказаться, чтобы приобрести или достичь чего-то другого. Это также и цена на приобретение, обработку и доставку, связанные с превращением сырья в готовую продукцию.

Преимущества

  • Контроль затрат может предоставить важную управленческую информацию.
  • Эффективный контроль затрат выявляет неэффективные расходы.
  • Данные о затратах могут служить основой для формирования структуры ценообразования.

Контрольный список действий

1. Собрать данные о расходах

Прежде чем вы сможете реализовать контроль затрат, вам нужно собрать данные о том, что представляют собой затраты на самом деле. Затраты можно классифицировать как затраты на оплату труда (labour costs), затраты на материалы (material costs) и общие накладные расходы (general overheads). В целом, затраты на оплату труда в сервисных организациях являются самой большой категорией затрат; однако при изготовлении типичная разбивка затрат может составлять 15% рабочей силы, 50% материалов и 30% общих накладных расходов.

2. Информировать персонал о расходах

Все сотрудники должны знать основную финансовую стратегию компании и понимать финансовые последствия своих решений: у них должно быть достаточно информации, чтобы знать о полной стоимости их деятельности и знать, какие существуют альтернативы.

Например, даже если тарификация телефона и закупка канцелярских товаров централизована, стоимость всех продуктов и услуг должна учитывать эти накладные расходы на уровне департамента. Управление в условиях полной открытости (Open Book Management) является одним из методов, с помощью которого информация о затратах (и прибыли) доступна сотрудникам. Одним из основных моментов является то, что сотрудники должны быть компетентны, чтобы понять, что представляют цифры.

3. Изучить методы распределения затрат

Бюджет - самый интересный инструмент контроля затрат. Составление и контроль бюджета является самым очевидным фактором контроля затрат, но могут также использоваться дополнительные подходы и методы. Один из способов определения истинных затрат - это перезапустить процесс составления бюджета с нуля и попытаться оценить - как если бы был чистый лист бумаги - текущие полные затраты на деятельность. Это называется бюджетированием с нуля. Он работает на основе того, что ежегодные бюджетные ассигнования должны быть обоснованы с нуля и выше. Обнаружение полного распределения затрат таким образом вполне может вызвать вопрос: «Нужна ли эта деятельность в первую очередь?». Запомните фиксированные расходы. Если вы выберете один вид деятельности, то его доля в постоянных затратах должна быть перераспределена на остальные виды деятельности.

Расчет затрат по видам деятельности (ABC - Activity-based costing) предполагает тщательное изучение ключевых факторов, влияющих на накладные расходы компании, и выявление ключевых факторов стоимости. ABC требует, чтобы все затраты, связанные с продуктом - от исследований и разработки новых продуктов до маркетинга и доставки - были либо определены как затраты на продукт, либо были разделены и отнесены к отдельным продуктам или услугам. Затраты могут быть трудно изолировать, потому что они часто состоят из множества задач и действий, которые с организационной точки зрения могут показаться не связанными. Предположим, например, что вы получаете услугу из другого раздела или отдела. Вы знаете, какова его ценность для вас, но вы не знаете о стоимости, связанной с его поставками. Одним из методов решения этой проблемы является анализ косвенных значений или аналогичный анализ цепочки создания стоимости операций и анализ стоимости процесса, которые пытаются отслеживать и количественно определять рабочие процессы - все чаще это информационные рабочие потоки - посредством которых услуги предоставляются другим частям организации.

4. Определите элементы затрат

Затраты являются либо фиксированными (например, аренда вашего офиса, которая остается неизменной независимо от объема вашего бизнеса), либо переменными (например, сырье, стоимость которого колеблется пропорционально вашему уровню производства). Некоторые затраты имеют элементы обоих и классифицируются как постоянно-переменные. Основные элементы затрат включают в себя:

  • площадь, аренда, местные налоги на бизнес
  • затраты на электроэнергию (отопление и освещение, удаление отходов, очистка от загрязнений)
  • оклады и заработная плата (включая расходы на набор, невыходы на работу, пособия по болезни, пенсии и страхование)
  • сырье и предоставленные услуги
  • путешествия и транспорт, новые телекоммуникационные технологии
  • общие расходы на связь (почтовые расходы, телефон, факс, интернет, канцтовары, расходные материалы)
  • безопасность и страхование. Стоит ли исследовать тарифы альтернативных услуг? У вас есть план на случай возникновения чрезвычайных обстоятельств?
  • финансовые расходы (проценты, дивиденды, кредит, безнадежные долги)

5. Анализ переменных затрат

Переменные затраты обычно связаны с объемом продаж, и могут включать

  • заработную плату
  • расходы на рекламу
  • расходы по реализации товаров
  • почтовые расходы
  • канцтовары
  • подписки
  • оплату отопления, электричества и воды

Какова связь между объемом ваших продаж и затратами? Можно ли улучшить показатели?

6. Контролируйте свои расходы и расходы регулярно

Эффективный контроль затрат может помочь вам увеличить вашу прибыль даже при уменьшении объема продаж или оборота. Внимательно следите за объемом ваших продаж и вашими затратами, и знайте причины аномального увеличения или уменьшения.

Регулярно рассчитывайте себестоимость проданных товаров в процентах от чистой выручки. Ищите увеличение или уменьшение цены приобретенных предметов, транспортных расходов, потерь и потерь в результате кражи.

Не позволяйте фиксированным расходам слепо следовать тренду увеличения объема продаж.

7. Понять взаимосвязь между контролем затрат и прибыльностью

Помните, что затраты являются лишь одним из элементов прибыльности.

Другие элементы включают в себя:

  • объем продаж / стоимость
  • чистая прибыль
  • использованный капитал
  • ассортимент продукции (product mix)

Изменение любого из элементов влияет на все остальные в положительную и отрицательную сторону. Если контроль затрат приводит к резкому изменению, помните о возможном влиянии на объем продаж, чистую прибыль, используемый капитал и ассортимент продукции. Вполне может наступить момент, когда затраты будут сокращены до такой степени, что это негативно скажется на продажах.

8. Помните про качество

Помните, что лояльность ваших клиентов появляется, когда вы предоставляете качественный продукт по самой низкой цене. Покупка самого дешевого сырья обычно не является лучшим решением, так как более дешевый часто означает худший по качеству. Такие схемы, как управление качеством, ISO 9000 и программы непрерывного улучшения для повышения качества в организации, доказали, что они сокращают расходы за счет устранения потерь и брака, в основном за счет расширения возможностей рабочей силы (empowerment) и принятия решений вплоть до разнорабочих.