Контроль кредитов

Эта статья предназначена для менеджеров имеющих дело с контролем кредита, который компания предоставляет своим клиентам для оплаты своих товаров и услуг. Кредитный контроль имеет важное значение для контроля денежных потоков. Многие компании обанкротились из-за неспособности руководства отличить прибыльность от денежных потоков. В противном случае прибыльное предприятие может свернуться, если у него заканчиваются легкодоступные средства для выполнения своих обязательств; это часто вызвано плохим кредитным контролем, поскольку в действительности денежные средства компании связаны с финансированием бизнеса клиентов. Даже если размер денежных средств адекватен, чрезмерно щедрая кредитная политика, которая позволяет клиентам слишком много кредитов или слишком долго платить, может негативно повлиять на прибыль.

Определение

Предоставление клиентам отсрочки платежа за товары и услуги является распространенной и часто необходимой практикой. Кредитный контроль - это совокупность политик, процедур и практик, обеспечивающих соответствие общей суммы выданного кредита и периода, на который он выдан, корпоративной политике. Менеджеры, отвечающие за кредитный контроль, следят, чтобы компания систематически предоставляла кредит, покрывала расходы по предоставлению кредита и постоянно удовлетворяла свои потребности в ликвидных средствах, а клиенты платили в соответствии с условиями, которые были согласованы. Помните: товар не продан, пока вы не получили оплату!

Преимущества

Контроль кредита:

  • предотвращает безнадежные долги
  • играет важную роль в контроле денежных потоков
  • способствует повышению доходности капитала и увеличению чистой прибыли
  • может иметь значение между способностью или неспособностью компании расти
  • является ключевым фактором в способности компании выдерживать сложные периоды

Недостатки

Контроль кредита:

  • занимает значительное количество рабочего времени персонала
  • может испортить отношения с клиентами, которые пользовались неконтролируемым кредитом в прошлом
  • может привести к снижению производительности компании
  • в крайних случаях может привести к тому, что компания не возместит свои постоянные расходы

Однако ни один из этих недостатков не является веской причиной, чтобы не контролировать кредиты.

Контрольный список действий

1. Назначить ответственных за контроль по кредитам

Назначьте подходящего сотрудника в фирме, который будет отвечать за ведение переговоров, предоставление кредита, его мониторинг, а также за своевременный сбор средств. Назначьте старшего представителя, который может контролировать кредитного менеджера и взять на себя ответственность, если кредитная позиция становится сомнительной. Осуществление этих полномочий не должно подрывать отношения клиентов с отдельными сотрудниками, особенно с менеджерами по продажам. Продавцы по-прежнему несут ответственность за обеспечение продаж и оплату товаров и услуг в соответствии с условиями фирмы.

2. Введение кредитной политики

Необходимо ввести максимально четкую кредитную политику, охватывающую сумму и срок кредита. Запишите его, чтобы его нельзя было изменить произвольно, и убедитесь, что все сотрудники, участвующие в предоставлении кредита, и все клиенты ознакомились с политикой. ГК РФ Статья 395. "Ответственность за неисполнение денежного обязательства" дает малым предприятиям право взимать более крупные проценты с клиентов по просроченным счетам.

3. Пересмотр условий продажи

Пересмотрите каждое коммерческое предложение, прайс-лист, счета, выписки и аналогичные документы, которые выдает компания. Отражают ли они ваши условия ведения бизнеса, особенно ваши условия кредита? Не бойтесь рассказывать потенциальным клиентам ваши условия. Скорее всего, они будут уважать вас как поставщика с деловым подходом, а не как поставщика, который устанавливает правила по ходу игры, или, что еще хуже, вообще не имеет никаких правил. Контракты устанавливаются и изменяются каждым последующим листом бумаги до выставления счета; убедитесь, что условия вашего кредита не могут быть заменены условиями, подробно описанными в документе заказа.

4. Оценка кредитных рисков

Подумайте сами, как вы оцениваете кредитный риск для новых и существующих клиентов и как вы устанавливаете лимиты с точки зрения общей задолженности и графиков платежей.

Вы и ваши сотрудники должны выполнять эту оценку систематически и беспристрастно, не принимая во внимание потенциальный объем оборота клиента (помните, что продавцы оптимистичны по своей природе, особенно, если речь идет о комиссии!). Проконсультируйтесь с другими источниками информации, прежде чем создавать или расширять кредитные линии для существующих или потенциальных клиентов. Источники включают торговые и банковские справки, кредитные агентства, рейтинговые регистры и другие онлайн услуги.

5. Перепроверьте кредитоспособность существующих клиентов

Регулярно проверяйте финансовое состояние всех ваших клиентов и обращайте особое внимание на внезапные существенные увеличения покупок. Удовлетворите себя тем, что увеличение связано с успехом, а не с прекращением поставок конкурентом, возможно, из-за проблем с обеспечением оплаты.

6. Определите эффект безнадежных долгов

Безнадежные долги уменьшают итоговую прибыль и сводят на нет усилия по достижению объема продаж, необходимого для получения этой прибыли. Вашим сотрудникам нужно приложить немало усилий, пытаясь получить просроченную дебиторскую задолженность до ее списания; стоимость этих усилий, вероятно, скрыта и никогда не идентифицируется. С другой стороны, если у вас нет сомнительных, но не безнадежных долгов, вы, возможно, упускаете выгодный бизнес, проявляя чрезмерную осторожность.

7. Просмотрите ваш платежный цикл

Дата, в которую клиенты получают счет или выписку, часто определяет, когда они делают платеж. По-новому взглянем на интервал между датой поставки товаров и услуг компанией и соответствующей датой выставления счета. Посмотрите, сможете ли вы ускорить выставление счетов - возможно, что сможете. Кроме того, выясните, как скоро после последнего дня месяца вы обычно отправляете ежемесячные выписки. Задерживается ли когда-нибудь процесс, чтобы сделать работу менее приоритетной? Можете ли вы установить точную ежемесячную дату и придерживаться ее?

8. Создайте список просроченной и общей задолженности

Каждый месяц вы должны подготавливать анализ старых должников, список клиентов, чьи оплаты просрочены, с разбивкой сумм, причитающихся с них, месяц за месяцем. Перечислите общую задолженность каждого клиента. Если медленные оплаты отражают финансовые трудности, весь долг может оказаться под угрозой.

9. Контролируйте среднюю продолжительность кредита

Рассчитайте среднюю продолжительность кредита, которую ваша компания предоставляет или которую берут ваши клиенты. Отчет можно подготовить в любое время, но в идеале вы должны рассчитывать и просматривать эти показатели ежемесячно. Единственное, что хуже плохих новостей - это плохие новости, которые приходят слишком поздно для корректирующих действий.

Необходимо чтобы разделить общую сумму, которую вам должны, на сумму продаж за 12-месячный период, заканчивающийся в конце того же месяца, и умножить на 365. Например, если вы поделите общую сумму непогашенных обязательств дебитора в 10 000 долларов на 100 000 долларов продаж за 12-месячный период и умножив его на 365, вы обнаружите, что вы предоставляете кредит в среднем на 36,5 дней каждому должнику. Установите этот расчет как обычную процедуру, не забывая каждый раз обновлять значение продаж. Нарисуйте результат на простом графике, как показано ниже.
Средняя продолжительность кредита
Ищите любое движение между концом одного месяца и концом следующего, и ищите тенденцию, показанную графиком в целом. Этот конкретный подход подчеркивает длину разрешенного или взятого кредита, а не сумму. Как время, так и сумма влияют на прибыль и ликвидность.

10. Ввести процедуру сбора долгов

Если у вас нет расписания процедуры сбора долгов, разработайте его. Если у вас есть расписание, посмотрите, соблюдается ли оно систематически. Будьте вежливы запрашивая оплаты. Попытайтесь получить четкую приверженность датам и суммам платежей. Не забудьте записывать детали каждого телефонного звонка, включая даты и имя человека, с которым вы разговаривали.