Консультирование коллег

Эта статья предназначена для менеджеров, которым в контексте их работы может потребоваться помощь коллегам с использованием навыков консультирования. Чтобы стать профессиональным консультантом, может потребоваться несколько лет обучения и опыта работы.

Немногие менеджеры имеют такой уровень квалификации, но многие из навыков, применяемых консультантами, могут быть использованы менеджерами всех уровней в своей работе. Менеджеры, желающие приобрести этот тип навыков, должны пройти обучение консультированию.

Определение

Работа часто страдает, когда сотрудник обеспокоен. Это может быть связано с работой, но даже личные проблемы (семейные неурядицы, долги, болезни и так далее) могут в конечном итоге стать проблемой производительности труда. Менеджеры, занимающиеся такими проблемами, могут помочь попавшему в затруднительную ситуацию сотруднику найти решение, особенно если это проблема, связанная с работой (например, личностные конфликты или недостаток коммуникативных навыков). Тем не менее, многие компании в рамках своей программы медицинского страхования для сотрудников разрешают проводить внешние консультации для отдельных лиц и в тех случаях, когда необходимы дополнительные профессиональные навыки. Успешно проведенное консультирование - это процесс, который помогает людям прояснить свои мотивы, заботы и надежды. Оно также помогает примириться со своими чувствами, позволяет взять на себя ответственность и мотивирует решать свои проблемы. Консультирование - это не предоставление готовых решений проблем, с которыми сталкивается «клиент».

Преимущества

Консультирование коллег

  • может помочь решить проблемы, которые могут помешать индивидуальной и бизнес-производительности
  • помогает сократить время потери сотрудников из-за низкого морального состояния, депрессии и болезней
  • помогает в создании команд среди людей с различными типами личности

Недостатки

Может создать необходимость в дополнительной подготовке управленческих кадров.

Контрольный список действий

1. Убедитесь, что ваша компания поддерживает консультирование коллег

Проверьте кадровую политику вашей компании, чтобы убедиться в поддержке консультации коллег. В некоторых фирмах консультирование является официальным мероприятием; важно соблюдать эти порядки, если они существуют.

2. Найдите подходящее помещение

Важно выбрать место, которое будет тихим, свободным от внешних раздражителей и соответствующим характеру проблемы. Убедитесь, что вас не побеспокоят, поставив на двери табличку с надписью: «Не беспокоить», и переведите телефон в беззвучный режим.

3. Убедитесь, что у вас достаточно времени для встречи

Если вы знаете, что должны закончить свою встречу в определенное время, сообщите об этом своим коллегам в самом начале, чтобы заранее было достаточно времени для такой встречи. Даже если нет временных ограничений, часто бывает полезно установить ограничение примерно в час, чтобы избежать повторения обсуждения.

4. Оставайтесь объективны

Перед встречей важно оценить ваши личные чувства к коллеге и отложить их в сторону. Нравится вам человек или нет, это не имеет значения.

5. Начните с объяснения структуры беседы

Важно установить некоторые основные рамки в начале сеанса консультирования. Они могут включать в себя:

  • ожидания обсуждения - например, вы возможно не сможете давать советы или решить все проблемы вашего коллеги
  • ограничения по времени - еще раз укажите, сколько у вас есть времени, и, если нужно, можете ли вы предложить дополнительную сессию
  • ведение заметок - подчеркните, что любые сделанные вами заметки предназначены для вашего собственного использования и не будут переданы третьим лицам
  • конфиденциальность - заверьте вашего коллегу, беседа строго конфиденциальна и любая информация не будут использована во вред. Объясните, что единственным исключением из этого является ситуация, когда вы оба согласны с тем, что информацию необходимо обсудить с кем-либо еще.

6. Начните изучение проблемы

Формат проведения консультации не имеет строгих правил. Каждая встреча индивидуальна. Тем не менее, чтобы изучить проблему вашего коллеги можно использовать следующие навыки:

  • Активное слушание - что чувствует этот человек? Какая точка зрения выражается? Что как вам кажется происходит с ним или с ней? Что является проблемой? Что этот человек делает (или не делает) в данной ситуации? Важно понимать, что в эмоциональном плане взгляд вашего коллеги на факты или ситуацию важнее самих фактов, и что поведение людей может не отражать их истинные чувства.
  • Перефразирование - перефразируя проблему вашего коллеги, вы демонстрируете, что внимательно выслушали, и в то же время вы пытаетесь объяснить связанные с этим вопросы. На протяжении всего разговора можно иногда обобщать сказанное. Это поможет вам оставаться сосредоточенными на проблеме
  • Эмпатия – это не то же самое, что сочувствие. Эмпатия означает, что вы понимаете и понимаете проблемы, с которыми сталкивается ваш коллега, не обязательно становясь на защиту или полностью соглашаетесь с версией, которую вы слышите. Ваша эмпатия может помочь побудить вашего коллегу быть более честным и точным в описании проблем.
  • Оспаривание - иногда оспаривая утверждение, вы заставляете своего коллегу пересмотреть свою точку зрения. Полезно оспаривать, если кажется, что дискуссия идет по кругу, если у вашего коллеги не реалистичная самооценка (либо слишком позитивная, либо, чаще, слишком негативная), либо если в том, что вы слышите, есть противоречия.

Оспаривающие заявления могут основываться на противопоставлении: «Вы говорите, что Вам тяжело работать над текущим проектом, но я вижу, что вы соответствуете всем его целям и срокам. Как вы думаете, почему наше видение различается?»

7. Распознавайте ситуации, когда вам не под силу помочь

В определенных обстоятельствах может потребоваться направить вашего коллегу к обученным консультантам или организациям, которые могут быть лучше подготовлены для оказания помощи. Уточните контактную информацию об этих организациях. Ваш отдел кадров может предоставить данную информацию, но уточняйте деликатно и сохраняйте конфиденциальность и доверие.

8. Помогите коллеге с навыками решения проблем

Консультирование не означает предоставления готовых решений проблем. Однако консультант может помочь применить методы решения проблем. Дискуссия должна помочь определить проблемную область и некоторые возможные причины. Теперь необходимо побудить человека ставить конкретные задачи для решения проблем, обозначить временные рамки и средства мониторинга прогресса.

8. Помогите коллеге с навыками решения проблем

Резюмируйте, что было обсуждено и какие действия были согласованы. Если это уместно, назначьте дату следующей встречи.