Эффективные коммуникации: проведение презентаций

Эта статья предназначена для всех, кто проводит презентацию, будь то формальную или неформальную. Предполагается, что вы потратили время на подготовку эффективной презентации (см. Статью о подготовке к презентации) и теперь готовы ее провести.

Определение

Пункты данной статьи будут полезны для любой презентации и для любой аудитории, будь то формальной или неформальной, от брифинга команды до выступления с речью - применяются одни и те же правила и принципы.

Контрольный список действий

1. Выберите подходящий стиль

Размер вашей аудитории и цель презентации определяет ее стиль. Получите точную информацию о размерах аудитории: аудитория, которую один докладчик считает большой, может быть всего лишь небольшой группой для другого.

  • Для аудитории от пяти до десяти человек стремитесь к неформальному стилю и используйте наглядные пособия. Вы даже можете присесть на край стола, если удобно. Постарайтесь сразу установить контакт с аудиторией и вовлекать каждого присутствующего.
  • Для десяти до тридцати человек вам нужен более формальный стиль, но вы все равно можете установить контакт. Разговаривайте стоя и используйте некоторые наглядные пособия.
  • От тридцати до ста человек вам понадобятся хорошее оформление презентации и формальный стиль. Будет сложно взаимодействовать с каждым.
  • При аудитории где больше ста человек презентация становится театральной постановкой. Вы будете «играть на сцене» и выступать с микрофоном. Ваши жесты, мимика, и язык тела должны быть преувеличены, чтобы быть эффективными.

2. Проверьте место проведения презентации

Проверьте оборудование перед выступлением: работает ли микрофон и проектор? Разборчив ли текст на слайдах? Кто и когда вас представит? Есть ли под рукой стакан воды?

3. Проверьте ваш внешний вид

Убедитесь, что ваш внешний вид не отвлекает от вашей презентации. Одевайтесь консервативно и аккуратно. Проверьте свой галстук, обувь, макияж.

4. Обозначьте свое присутствие

Как только вас представили, сделайте паузу. Сделайте глубокий вдох, посмотрите на аудиторию, окиньте взглядом присутствующих и почувствуйте их присутствие. Расслабьте свое тело и стойте прямо. Улыбнитесь!

5. Представьтесь

Объясните, почему вы здесь и что дает вам право говорить. Подтвердите ожидания аудитории, объявив, о чем вы будете говорить. Разрешите любую путаницу или вопросы немедленно: всегда есть вероятность, что вы находитесь не в том месте.

6. Завладейте вниманием аудитории

Привлеките их внимание с помощью слайдов или чего-то неожиданного. Задайте вопрос, возможно даже риторический. Расскажите, что вы понимаете их проблемы и ожидания. Отвлечение внимания на аудиторию помогает при страхе на сцене.

7. Покажите вашу личность

Помните, что чувства, а не факты, убеждают людей. Позвольте своим эмоциям проявиться. Это также поможет вам преодолеть страх сцены.

8. Используйте язык тела

Стойте прямо. Не опирайтесь на трибуну для выступлений и не играйте со своими волосами, галстуком, украшениями или одеждой. Для тех, кто лучше разговаривает в движении, ходите естественно и используйте руки, как в разговоре, для акцента. Используйте обычные выражения лица и, при необходимости, улыбайтесь!

9. Контролируйте свой голос

Контролируйте свой голос, стоя прямо и дыша глубоко. Говорите четко и чуть медленнее, чем обычно. Говорите естественно, но понизьте высоту своего голоса, если вы нервничаете. Помните о своих речевых дефектах и избегайте их повторения. Если вы потеряли мысль или начали нервничать, просто сделайте паузу - не используйте слова паразиты или звуки «гм» или «э».

10. Внесите разнообразие

Варьируйте темп речи и высоту голоса. Ускоряясь или замедляясь, меняйте тон в разных участках. Расставляйте акценты, даже если они кажутся вам преувеличенными. Время от времени делайте паузу или полностью останавливайтесь. В длинной презентации аудитории нужно время, чтобы усвоить контент. Вам нужно время, чтобы понять: не слишком ли быстро вы повествуете? Не засунули вы руки в карманы, не осознавая этого?

11. Развивайте контакт с аудиторией

Поддерживайте зрительный контакт и играйте на публику, на людей, которых вы знаете или которые вам симпатичны. Покажите, насколько ваша презентация имеет к ним отношение, и избегайте слишком частого использования «я» или «мне».

12. Используйте чувство юмора

Если вы уверены, используйте юмор, чтобы разрядить обстановку или задать изменить. Используйте его только в поддержку своей презентации, а не сам по себе. Не шутите над кем-либо в аудитории.

13. Будьте готовы к любым неожиданностям

Аудитория заметит все ошибки, но запомнит только то, как вы с ними справились. Обращайте внимание, а не игнорируйте прерывания и попытайтесь отреагировать на них или перевести в шутку.

14. Импровизируйте

Хотя тщательная подготовка необходима, иногда может оказаться неуместным показаться слишком подготовленным и выглядеть циничным. Не забудьте подстроиться под настроение и атмосферу аудитории.

15. Заключительная часть

Подведите презентацию к заключительной части. Вкратце, без повторения сказанного завершите выступление энергично и на позитивной ноте. Оставьте аудитории с чувством легкого информационного голода.

16. Положительно отнеситесь к вопросам

Активно отвечайте на вопросы вопросы. Повторите каждый вопрос, чтобы все могли его услышать. Если вы не знаете ответ, признайте это, узнайте имя и контакты задавшего вопрос, чтобы ответить позже. Не вступайте в дебаты и не спорьте.