Планирование на случай возникновения чрезвычайных обстоятельств

Эта статья призвана помочь менеджерам составить план действий в чрезвычайных ситуациях для их организации. Он охватывает физические бедствия, такие как пожары, наводнения или террористические акты. Кризисное планирование является предметом соответствующего контрольного списка.

Наличие плана действий в чрезвычайных ситуациях вынуждает вас принимать решения до катастрофы, позволяя вам провести первые дни после последствий, взяв контроль над ситуацией, а не решать, как с ней поступить.

Определение

План действий в чрезвычайных ситуациях направлен на предотвращение или уменьшение вероятности возникновения катастрофы путем выявления угроз и принятия необходимых превентивных мер, а также на обеспечение того, чтобы в случае стихийного бедствия организация была готова эффективно принимать решения.

Преимущества

В чрезвычайной ситуации:

  • Поддерживает непрерывность работы
  • Смягчает финансовые последствия

Недостатки

  • Плохое планирование или устаревший план может быть хуже, чем отсутствие плана вообще.
  • Процесс планирования может занимать много времени

Контрольный список действий

1. Создать группу по планированию действий в случае стихийных бедствий

В эту группу должны входить сотрудники, отвечающие за персонал, здания, связи с общественностью и IT, а также сотрудники, отвечающие за общее управление. Возможно, вы захотите подключить внешнего консультанта, имеющего опыт планирования продеводействию стихийным бедствий. Назначьте руководителя группы и заместителя. Высшее руководство должно четко соблюдать план действий в случае стихийных бедствий.

Убедитесь, что потребности персонала и клиентов приняты во внимание. Определите приоритетные направления деятельности, необходимые для того, чтобы бизнес продолжал работу непрерывно. Консультирование персонала поможет повысить чувство причастности и сплотить коллектив.

2. Провести оценку рисков

Определите наиболее уязвимые аспекты вашей отрасли и сферы деятельности. Также определите возможные внутренние и внешние риски для вашей компании. Оцените и проанализируйте действия, чтобы устранить или уменьшить их. Необходимо определить области, требующие немедленных действий (например, ремонт разбитых окон), и области, с которыми необходимо иметь дело в течение более длительного периода времени (установка системы охранной сигнализации или пожарной системы). Перечислите дополнительные необходимые ресурсы. Сразу необходимо вызвать агента страховой компании для дальнейшего урегулирования, чтобы процесс страхового возмещения мог начаться незамедлительно.

Проверьте и при необходимости обратитесь за профессиональным советом для вашей компании по следующим вопросам:

  • Страховое покрытие - адекватно ли ваше текущее покрытие?
  • На сколько хорошо проведено техническое обслуживание зданий и оборудования?
  • Работают ли ваши системы обнаружения и сигнализации? Стоит ли их устанавливать, если у вас их нет?
  • Все ли в порядке с безопасностью труда и знанием пожарной безопасности?
  • Системы хранения данных - надежно ли хранятся важные документы? Доступно ли адекватное внешнее хранилище для IT резервного копирования?

3. Составьте план действий на случай стихийного бедствия

План действий на случай бедствия должен быть простым и легким для понимания, в то же время содержать всю необходимую информацию. Он должен быть разработан с учетом наихудшего сценария, но быть достаточно гибким, чтобы использоваться в менее серьезных случаях. Поищите копии похожих планов у похожих компаний. Помните, что восстановление после аварии может занять больше года.План ликвидации последствий стихийных бедствий должен включать:

  • Список персонала - дополнительные контактные данные
  • Их обязанности и полномочия
  • Местонахождение командного центра управления, желательно за пределами производства
  • Приоритетные функции и виды деятельности
  • Планы этажей
  • Процедуры эвакуации
  • Меры предосторожности
  • Источники и места получения дополнительной информации
  • Процедуры для выполнения работ в период восстановления

Необходимо предусмотреть последствия воздействия стихийного бедствия на сотрудников, клиентов, поставщиков и других компаний. Рассмотрим каждый аспект вашего бизнеса.
Сотрудники
  • Убедитесь, что у менеджеров есть телефонные номера сотрудников, а также домашний и электронный адреса, чтобы они могли связываться с ними в нерабочее время.
  • Приготовьтесь предложить консультации и другую помощь, чтобы справиться с последствиями стихийного бедствия.
  • Общайтесь с персоналом - о прогрессе, когда можно вернуться в здание, технике безопасности и т. д. Убедитесь, что персонал знает, к кому обращаться с проблемами.
  • Принять альтернативные меры для оплаты труда персонала, если обычные схема выведена из строя.
Альтернативные помещения
  • Рассмотрите возможные варианты договоренностей о совместном использовании пространства с другими организациями.
Непрерывность операций и уровень предоставляемого сервиса
  • Компания должна начать работать как можно скорее, желательно на следующий день.
  • Сообщите клиентам и поставщикам как с вами связаться. Клиенты покинут вас, если вы будете недоступны в течение нескольких недель.
  • Проинформируйте своего представителя по связям с общественностью о работе со СМИ
Физическая связь
  • Договоритесь со своей телефонной компанией о переадресации звонков
  • Определите с новым адресом для корреспонденции
Оборудование и ресурсы
  • Определите важные документы и их расположение, чтобы можно было получить жизненно важные материалы из поврежденных зданий
  • Храните резервные копии важных материалов, включая информацию об ИТ, вне здания компании.
  • Определите, какие ресурсы понадобятся в период восстановления, и убедитесь, что они доступны.
  • Убедитесь, что наличные деньги доступны. Не спешите покупать новое оборудование прямо сейчас - аренда или лизинг может быть лучшим вариантом.
  • Рассмотреть вопрос о создании сети ресурсов; определить партнеров по сотрудничеству, с которыми можно разделить оборудование, хранение и расходы.

4. Протестировать план действий

Тестовый прогон покажет все, что вы могли пропустить, и покажет, выполним ли план. Сколько времени занимает настройка центра управления? Будут ли работать системы связи даже в случае стихийного бедствия? Подходят ли альтернативные помещения? При необходимости внесите изменения в план, чтобы учесть любые проблемы, выявленные в тестовом режиме.

5. Проведите презентацию и внедрите план действий

Один из членов команды по планированию действий в чрезвычайных ситуациях должен провести презентацию для сотрудников, чтобы убедиться, что все знают и понимают, что делать в чрезвычайной ситуации. Найм новых сотрудников должен включать информацию о плане действий на случай стихийного бедствия. Проводите повторное обучение не реже одного раза в год.

6. Отслеживайте, пересматривайте и улучшайте план

План может меняться в зависимости от обстоятельств. Периодически (по крайней мере, ежегодно) тестируйте отдельные компоненты и пересматривайте по мере необходимости, принимая во внимание появление новых разработок и технологий в области безопасности. Просмотрите сообщения о стихийных бедствиях, чтобы узнать, чему вы можете научиться, чтобы воспользоваться своим собственным планом действий в случае стихийных бедствий. Сообщите персоналу о любых принятых изменениях.