Проведение эффективных деловых встреч и совещаний

Эта статья предназначена для сотрудников занимающегося планированием, организацией и проведением деловых встреч и совещаний.

Определение

Для данной статьи термин «встреча» можно определить как встречу трех или более лиц лицом к лицу для конкретной цели в определенное время и в определенном месте. Формальные заседания, что проводятся председателем в соответствии с заранее определенной повесткой дня и подлежащие записи. Контрольный список, однако, не затрагивает юридические требования для заседаний совета директоров компании или ежегодных общих собраний. Большая часть упомянутых здесь указаний также будет применима к совещаниям, проводимым через Интернет или посредством видеоконференций, хотя на них нет конкретной ссылки.

Преимущества

Встречи не всегда могут быть необходимыми или эффективными. Важно убедиться, что они оправданы, прежде чем тратить время, усилия и другие связанные с этим расходы. Усовершенствованные и более дешевые технологии делает удаленную видеоконференцию реальной возможностью для многих организаций значительно экономить время в пути, сократить расходы на проезд и проживание, и уменьшить стресс, связанный с поездками.

Недостатки

Неэффективные или ненужные встречи могут:

  • Зря потратить время и деньги
  • Создать лишний стресс
  • Привести к неправильным решениям

Контрольный список действий

Чтобы общение было эффективным, необходимо принять соответствующие меры до, во время и после встречи. Ответственность за успех ложится не только на организатора и председателя, но и на всех участников.

Перед встречей

Необходима тщательная подготовка:

1. Спросите себя: «Мне действительно нужна встреча?» Подумайте, какова цель этой встречи: обмен информацией, мониторинг производительности, решение конкретных проблем, мозговой штурм или обсуждение планов. Только когда вы это сделаете, вы сможете выбрать наилучшее время и формат встречи.

2. Установите четкие и конкретные цели встречи.

3. Обсуждайте творческие планы и аналитику отдельно. Творческие встречи требуют более спокойной атмосферы. Трудно перейти от рутины к креативу и наоборот.

4. Решите, кто должен присутствовать; людей должно быть не слишком много и не слишком мало. Присутствовать должны только те, кто может внести свой вклад.

5. Наличие определенных временных рамок помогает сосредоточиться и может помочь избежать отступлений от темы обсуждения. Убедитесь, что данное время подходит для всех предполагаемых участников.

6. Выберите формат встречи, учитывая такие соображения, как характер обсуждаемой темы, количество участников, выделенное время и цели, которые вы хотите достичь.

7. Подготовьте все необходимое:

  • Выберите и забронируйте подходящее помещение для переговоров
  • Убедитесь, что необходимое оборудование и материалы будут в наличии.
  • Организуйте прохладительные напитки и закуски
  • Запросите секретарскую помощь, включая переводческие услуги, если это необходимо, особенно, если нужно зафиксировать встречу в протокол. Секретарь должен уметь хорошо слушать и быстро делать заметки.

8. Необходимо отправить уведомления для всех участников как можно раньше. Уведомление должно содержать:

  • Полную информация о дате, времени и месте встречи
  • Список присутствующих
  • Повестку дня
  • Копии отчетов и других необходимых документов

9. Завершите изучение материала и другую подготовку. Это может включать в себя установление предварительного контакта с любыми участниками, чей вклад может иметь решающее значение для успеха встречи.

Ключевое значение ведущего

Проверьте оборудование перед выступлением: работает ли микрофон и проектор? Разборчив ли текст на слайдах? Кто и когда вас представит? Есть ли под рукой стакан воды?

3. Проверьте ваш внешний вид

Эффективный ведущий необходим на любом собрании. Основные его задачи:

1. Прибыть заранее

2. Проверить все оборудование, подготовленное помещение, наличие напитков и так далее

3. Приветствовать прибывающих на встречу

4. Начать встречу вовремя

5. Рассматривайте административные вопросы, такие как представление вновь прибывших, а также выражения поздравлений, благодарностей, добрых пожеланий, соболезнований или извинений, полученных от отсутствующих. Также займитесь домашними мероприятиями, включая прием сообщений, парковку, курение, питание, перерывы и ожидаемое время окончания.

6. Предоставьте раздаточный материал

7. Представьте каждый пункт повестки дня эффективно, подчеркнув конкретные цели

8. Вы можете контролировать ход дискуссии:

  • Спрашивая мнение менее активных участников
  • Сдерживая многословных и самоуверенных участников
  • Разрешить только одно обсуждение за раз
  • Разделение разных тем обсуждения
  • Развивать темы, которые не исчерпаны
  • Балансировать участников по спорных вопросах
  • Следить за временем
  • Использовать визуальные презентации, если они уместны
  • Воздержание от выражения личного мнения, если это не нужно
  • Подводить промежуточные итоги дискуссии
  • Искать четкие решения поставленных задач
  • Выражение одобрения при высказывании мнений участниками

9. Сделайте твердое и краткое заключение, подчеркивая согласованные действия

После совещания

Быстрое дополнительное сообщение может повысить эффективность:

  1. Сразу же запишите согласованный решения и план действий

  2. Раздайте всем копии записей

  3. Проконтролируйте последующее их выполнение

Как оценить эффективность совещания

Как и в случае с другими мероприятиями, оценка эффективности требует от вас заранее установить четкие цели для собрания в целом и для отдельных вопросов в частности. Общие меры эффективности включают следующие вопросы:

  • Все ли присутствующие внесли положительный вклад в соответствии с их ролью?
  • Была ли дискуссия оживленной, но вспыльчивой?
  • Были ли тщательно оговорены все соответствующие аспекты?
  • Был ли достигнут консенсус по всем основным решениям?
  • Собрание охватывало темы в отведенное время?
  • Ушли ли участники с четким пониманием того, что было достигнуто и осознанием своих обязанностей в отношении будущих действий?
  • Попросите участников составить краткую оценку. Помимо предоставления обратной связи, это помогает им выявить свои слабые стороны и добиться большего успеха в следующий раз.