Эффективные коммуникации: подготовка презентации

Данная статья поможет эффективно подготовиться к презентации. Информация охватывает основные аспекты начиная с подготовки речи, заканчивая с посещения места проведения презентации.

Определение

Для целей данной статьи будет использоваться следующее определение. Презентация - это представление информации в устной форме для группы заинтересованных лиц в формальной или неформальной обстановке.

План подготовки к презентации

1. Принятие решения

Спросите себя готовы ли вы провести презентацию? У вас достаточно времени на подготовку? Подготовка к каждой минуте презентации занимает от тридцати минут до часа. Интересна ли вам тема презентации? Достаточно ли у вас знаний чтобы ответить на все вопросы слушателей?

2. Уточните все детали

Узнайте сколько времени вам отведено для презентации. Будет ли время для ответов на вопросы? Если помимо вас есть еще докладчики уточните каким темам посвящены их выступления, и как ваша презентация укладывается в общий контекст.

3. Изучите вашу аудиторию

Рассматривайте вашу аудиторию как потенциальных покупателей. Постарайтесь определить их ожидания. Они хотят, чтобы их проинформировали, удивили или заинтриговали? Сколько человек будет присутствовать? Какой у них уровень знаний по данной теме?

4. Определите цель

Организовывайте свою презентацию учитывая потребности аудитории. Какую задачу вы ставите перед собой? Продать продукт, донести важную информацию, развлечь аудиторию?

5. Соберите материал

Соберите всю информацию по теме. Идеи, статьи, цитаты, истории, достоверные сведения. Для сбора информации потребуется время. Не пытайтесь сразу организовать информацию во время поиска.

6. Организуйте материал

Пересмотрите информацию, которую вы нашли. Сгруппируйте материал по темам. Определите, прослеживается связь между темами?

7. Подготовьте план

Структурируйте план своей презентации на черновике. Постарайтесь определить начало, середину и конец.

8. Напишите черновик презентации

Используйте ваш план-черновик, чтобы написать черновой вариант своей речи. Пишите без остановок и корректировок. Постарайтесь донести информацию до вашей аудитории, а в конце просуммировать и повторить все основные пункты презентации. Используйте пять ключевых моментов, максимум семь.

9. Отредактируйте черновик

Вернитесь к работе над черновиком на следующий день. Прочитайте черновик вслух. Сделайте текст более простым и понятным для восприятия. Укоротите сложные предложения и избавьтесь от ненужных идей и слов. Избегайте жаргонизмов и используйте определения если это необходимо. Удостоверьтесь, что презентация укладывается во временные рамки. Скорость презентации обычно медленнее чем разговор с друзьями.

10. Усовершенствуйте черновик

Прочитайте черновик несколько раз, лучше кому-нибудь из своих друзей или родных. Попросите их критически отнестись к содержанию, стилю и подаче информации. Попросите их не перебивать вас, а делать пометки на бумаге.

11. Используйте подсказки

Если вам необходимо дать презентацию без тщательной подготовки, прочитайте черновик и подчеркните ключевые слова и фразы. Это будет основой для вашей речи и возможно визуальной подсказкой. Учитесь строить свою речь основываясь только на этих фразах и запоминайте идеи и мысли, скрывающиеся за ними. Когда будете уверенно себя чувствовать, перенесите подсказки на пронумерованные карточки. Продолжайте практиковаться, уменьшая количество подсказок. Хотя иногда вам придется использовать полный текст презентации, например, если присутствует пресса и презентация происходит в формальной обстановке.

12. Использование слайдов в Powerpoint

Технические средства необходимо эффективно интегрировать в презентацию. Технологии позволяют использовать диаграммы, иллюстрации и анимацию если это уместно. Необходимо организовывать слайды чтобы они стали продолжением вашей речи. Не нужно дублировать ваши слова на слайде. Стиль презентации также необходимо выбирать соответственно проводимому мероприятию.

13. Репетируйте

Упражняйтесь контролировать свою позу во время презентации. Не смотрите в пол или на потолок. Не кладите руки в карманы. Улыбайтесь! Поместите эти напоминания на своих карточках.

14. Посетите место проведения презентации

Оцените расположение аудитории. Постойте или посидите в том месте где вы будете говорить. Проверьте акустику, работает ли проектор и возможность использования микрофона.