Эффективные закупки

Эта статья призвана помочь менеджерам по закупкам использовать более эффективную стратегию. Контрольный список не детализирует шаги в администрировании процесса заказа на покупку; скорее это стремится представить проактивный подход к закупкам.

Определение

В большинстве учебников говорится, что закупки - это процесс приобретения необходимых товаров, в нужное время, в нужном месте, в нужном количестве и нужного качества. Хотя это действительно основополагающие требования, эффективные закупки подразумевают под собой больше. Принятие эффективной стратегии закупок добавляет ценность бизнес процессам.

Преимущества

Эффективные закупки:

  • Добавляют ценность бизнес процессам вашей компании
  • Улучшают отношения с поставщиками
  • Дает глубокое понимание ситуации на рынке

Недостатки

У процесса эффективных закупок нет недостатков. Однако, требуется временные затраты на:

  • Сбор и сортировку входящей информации
  • Оценку поставщиков

Контрольный список действий

Ваша организация:

1. Понимание процессов компании

Потратьте время, чтобы узнать, как функционирует ваша собственная компания и что важно для каждого отдела с точки зрения поставок товаров и услуг. Каковы наиболее важные факторы для каждого линейного руководителя с точки зрения качества, цены и доставки? Какие предметы они покупают чаще всего и для чего они используются? Как каждый отдел определяет объемы для повторного заказа?Соберите как можно больше данных, чтобы обеспечить основу для разработки своей стратегии. Ваши менеджеры по достоинству оценят ваш профессионализм и их чувство причастности к процессу повысится.

2. Составить историю покупок

Используйте предыдущие заказы на покупку и заявки для составления истории покупок. Соберите данные о типах продуктов, количествах заказов, сроках исполнения, ценах, частоте заказов и так далее. Используйте эту информацию для построения схемы закупок для ключевых позиций.

3. Станьте проактивным покупателем

Обсудите лучшие предложения с поставщиками, сообщив им, какие объемы они могут ожидать в течение года. Ожидайте даты повторного заказа и формируйте план заранее. Снижайте стоимость доставки, заказывая несколько продуктов одновременно. Договоритесь, чтобы поставщики бесплатно складировали часто используемые товары, тем самым сокращая ваш склад и увеличивая контроль за сроками поставок и предоставляя вам преимущество оптовой закупки. Следите за трендами сезонных колебаний цен.
Ваши поставщики:

1. Оцените потенциальных поставщиков

Оцените потенциальных поставщиков по следующим критериям:

  • Оборот и рентабельность
  • Как давно компания на рынке?
  • Кто основные клиенты (если они зависят от одного заказчика, что случится с их бизнесом, если они его потеряют?)
  • Какой процент от их оборота будет представлять ваш бизнес?
  • Есть ли у них какие-либо сторонние сертификаты, такие как ISO 9000 или FSC?
  • Какова их политика контроля качества?
  • Какова процедура рассмотрения жалоб клиентов?
  • Как они выставляют счета и каковы их административные процедуры?
  • Каков их уровень страхового покрытия?

2. Посетите потенциальных поставщиков

Узнайте, кто будет вести вашу учетную запись и как будут обрабатываться ваши заказы. Попросите встретиться с людьми, с которыми вы будете иметь ежедневный контакт. Будет ли вам комфортно с ними работать?

3. Получите рекомендации

Поговорите с менеджерами по закупкам в организациях, которые похожи на вашу и имеют схожие схемы покупок.

4. Проведите аудит основных поставщиков

Регулярно проводите аудит ваших основных поставщиков, чтобы оценить их постоянный уровень эффективности. Они все еще соответствуют критериям, которые вы установили в начале отношений? Какие улучшения вы заметили в сервисе с тех пор?

5. Поддерживайте контакт

Ваши поставщики должны сообщать вам о сроках доставки и проблемах, связанных с вашими заказами. Убедитесь, что вы всегда поддерживаете контакт. В свою очередь сообщайте, если вы ожидаете внезапного сокращения объемов или, наоборот, повышения спроса. Обменивайтесь информацией и сообщайте, что необходимо для взаимовыгодного сотрудничества.

Проявляйте интерес к другим клиентам ваших поставщиков. Они выиграли или потеряли какие-либо крупные контракты? Как они влияют на экономику? Повысятся ли транспортные расходы в результате роста цен на топливо? Хорошее общение и понимание бизнеса ваших поставщиков в конечном итоге отразится на ситуации в вашей компании.

Познакомьтесь со своими поставщиками лично. Гораздо проще вести бизнес и решать проблемы, когда вы знаете человека на другом конце телефона (но не позволяйте личным симпатиям перевешивать доминировать над интересами организации).

6. Используйте опыт ваших поставщиков

Вы не можете быть экспертом во всем. Используйте знания и опыт ваших поставщиков, чтобы помочь со всеми аспектами работы.

7. Поддерживайте конкуренцию

Всегда пересматривайте цены и услуги, предлагаемые вашими поставщиками. Дайте им знать, что они должны оставаться конкурентоспособными. Сохраните документацию, подтверждающую, что вы искали альтернативные цены. Документы понадобится вам для дальнейшего аудита.

8. Сравнивайте предложения

Убедитесь, что цены рыночные. Проверьте такие аспекты, как доставка, установка, обучение персонала и страхование. Проверьте срок действия договора, сроки продления и срок действия цен. Какие меры предусмотрены для удержания цен на текущем уровне для долгосрочных контрактов? Какие условия оплаты?

9. Посещайте выставки

Посещение выставок и чтение тематических журналов обязательно, если вы хотите знать о текущей ситуации на рынке.

10. Проведите переговоры если цены растут

Когда повышение цен неизбежно, попробуйте договориться о других выгодных условиях, таких как более длительных условиях оплаты, скидках при быстрой оплате, ежеквартальном выставлении счетов вместо ежемесячного, управленческих отчетах, фиксации цен на определенный период, бесплатной доставке или увеличенной частоте поставок. Помните, что поставщики хотят сохранить ваш общий бизнес и постараются помочь.
Общие советы / лучшая практика

2. Защитите себя

  • Если у вас есть договор о пролонгации, убедитесь, что вы знаете, когда нужно уведомить, если вы хотите расторгнуть договор.
  • Помните об ограничениях ваших полномочий и не превышайте их.
  • Никогда не делайте предположений - уточните все детали в письменном виде.

3. Исполняйте договоренности сделки

Следите за тем, чтобы ваша компания платила поставщикам в соответствии с вашими соглашениями.

4. Сохраняйте документацию

Всегда ведите контрольный журнал всех документов по закупкам.