Планирование найма сотрудников

В этой статье рассматривается процесс найма с момента ухода в отставку текущего сотрудника или получения разрешения на прием на работу дополнительного сотрудника, и до составления краткого списка вопросов для проведения собеседования.

Набор персонала сам по себе является дорогостоящим процессом, но он также может иметь дорогостоящие последствия с точки зрения организационной эффективности и высокой текучести кадров, если при наборе не удается определить подходящих людей. Чтобы свести к минимуму эти проблемы, запланированный подход к набору персонала позволяет систематически анализировать потребности организации в сфере занятости и наилучший способ их достижения.

Определение

Первая часть рекрутингового процесса, до проведения собеседований, связана с проверкой наличия вакансии. Затем определите, какого человека вы ищете и в каком качестве. Наконец, ищите кандидатов и составьте короткий список предполагаемых кандидатов.

Преимущества

Запланированный набор персонала:

  • позволяет убедиться, что у вас действительно есть вакансия
  • дает возможность переоценить существующую должность, чтобы увидеть, должна ли работа быть переконфигурирована
  • позволяет вам решить, на каком основании вы хотите нанять кого-то
  • гарантирует, что вы используете все возможные варианты для поиска человека

Недостатки

Процесс:

  • отнимает много времени
  • может привести к задержкам при записи на собеседование

Контрольный список действий

1. Решите, есть ли у вас вакансия

Определите, есть ли у вас необходимость открывать новую вакансию или ее можно включить в работу другого сотрудника. Если у вас есть вакансия, оцените, нужен ли вам постоянный штатный сотрудник. Будет ли достаточным временный или работник на неполный рабочий день? Подумайте об использовании рекрутингового агентства или консультанта. Другой вариант - полностью перевести работу на аутсорс.

2. Проконсультируйтесь с персоналом, который может быть вовлечен

Вам, вероятно, потребуется получить разрешение от старшего руководства для проведения собеседований. Рассмотрите другие отделы в организации, которые могут быть заинтересованы в данных собеседованиях - вы можете решить провести их совместными усилиями. Поговорите с предыдущим сотрудником на этой должности, если это возможно, а также с его руководителем, и особенно с людьми, с которыми будет работать новый человек. Проконсультируйтесь с персоналом в отделе кадров, если он у вас есть, и воспользуйтесь их опытом. Решите, кто должен проводить собеседование с кандидатами на разных этапах процесса.

3. Определитесь какой человек вам нужен

Перечислите обязанности, зоны ответственности и полномочия, связанные с работой. Если вы заполняете вакансию, которая освобождается, оцените, устраивают ли нынешние требования к работе или есть возможность внести изменения. Решите, какая квалификация требуется от кандидата, его стаж работы, предыдущая должность и какие личные качества важны. На этом основании вы можете обновить описание работы и требуемую личностную характеристику. Определите дату начала и решите, какое обучение вы готовы организовать и как скоро новый сотрудник должен стать компетентным.

4. Оцените насколько ваши ожидания реалистичны

Спросите себя, сможете ли вы найти человека с качествами, квалификацией и опытом, который вам нужен? Если это так, выясните, какой тип оплаты и льгот вы можете предложить. Это можно сделать путем мониторинга в интернете, ссылаясь на исследования заработной платы по регионам и налаживая связи с другими работодателями в вашем регионе и секторе. Это исследование также даст вам представление о том, сможете ли вы найти подходящих кандидатов на местном уровне или вам придется смотреть шире. Начните думать о том, захотят ли люди работать в вашей организации и как их привлечь.

5. Спланируйте поиск претендентов

Начните с поиска внутри организации. Есть ли подходящие сотрудники на данную позицию? Даже если ваша вы не уверены, убедитесь, что вы рекламируете эту должность внутри компании в знак уважения по отношению к сотрудникам. Они также могут передать информацию заинтересованным друзьям или родственникам. Метод "из уст в уста" может быть полезным, но имейте в виду гендерный и расовый дисбаланс, которые он может повлечь.

Проверьте кандидатов на предыдущие вакансии, независимо от того, приглашали их или нет. Используйте любые подходящие контакты, например, в соответствующих учебных заведениях. Это может быть полезно, если вы ищете учеников и студентов MBA. На этом этапе решите, следует ли использовать кадровое агентство для поиска и отбора кандидатов. Ваше решение будет основываться на имеющемся у вас времени и опыте, а также информации предоставленной агентством.

Другой источник кандидатов - это ярмарки вакансий. Сотни подобных мероприятий проводятся ежегодно по всему миру. Они могут быть нацелены на недавних выпускниках университетов, например, или на более широкую публику. Хорошая поисковая система в Интернете укажет, где будут проводиться предстоящие ярмарки и как стать частью ярмарки вакансий.

6. Решите, где разместить рекламу

Если вы решили все делать самостоятельно, то вам нужно разместить рекламу, определите те медиа, с которыми вам нужно связаться. Вы хотите использовать местные или общенациональные газеты? Если должность является специализированной, вы можете разместить рекламу в профессиональных журналах или отраслевой прессе. Узнайте, сколько стоит реклама для разных размеров и решите, что вы можете себе позволить. Подумайте об использовании местных центров занятости. Разместите вакансию в сети Интернет, где есть огромное количество сайтов для поиска вакансий и списков рассылки.

7. Составьте объявление

Решите, достаточно ли вы и / или другие сотрудники подготовлены для составления рекламы. Если отдел кадров вашей организации берет на себя эту задачу, убедитесь, что вы находитесь в курсе происходящего. В случае поиска топ менеджмента или при наборе персонала в больших количествах, может быть целесообразно нанять рекламное агентство для составления проекта рекламы и выбора публикаций для размещения. Лучше указать свою организацию в объявлении, если у вас нет особых причин для секретности, поскольку объявление без названия могут отпугнуть некоторых кандидатов.

В объявлении должно быть четко, но кратко указано:

  • обязанности сотрудника
  • необходимая квалификация и опыт
  • личные качества
  • где работа территориально
  • указание заработной платы и типа предлагаемой заработной платы
  • какая форма ответа требуется (сопроводительное письмо и резюме или просто отклик на заявку)
  • доступна ли дополнительная информация и в какой форме

В рекламе организация должна представляться интересной и динамично развивающейся - это средство связи с общественностью, как для кандидатов, так и для обывателей. Что еще более важно, убедитесь, что реклама не противоречит какому-либо законодательству или кодексу практики, например, в отношении пола и расовой дискриминации.

Если вы намереваетесь попросить кандидатов использовать форму заявки, убедитесь, что эта форма запрашивает все детали, необходимые для оценки кандидатов. Заполните заявку самостоятельно или попросите коллегу сделать это от лица заявителя и проверьте правильность заполнения. Подготовьте необходимую дополнительную для соискателей информацию о вакансии и компании.

8. Составьте список кандидатов

Определите список из пяти или шести человек. Вам, вероятно, понадобится помощь в разборе заявок пришедших от рекрутингового агентства или от других сотрудников, руководителей или менеджеров вашей организации. Помимо экономии времени очень иметь мнение о претендентах ваших коллег. При чтении заявки обратите внимание на точное соответствие между навыками кандидата и вашими требованиями, любые необъяснимые пробелы в работе, качество представления резюме и вопрос о том, адаптировал ли кандидат отклик на вакансию в вашей организации.

9. Ответьте кандидатам

С теми претендентами, кого вы не собираетесь приглашать на собеседование, следует как можно быстрее связаться и обращаться с ними вежливо: они, их родственники и друзья могут быть будущими клиентами или знакомыми потенциальных кандидатов. С теми, кого вы хотите пригласить, также следует быстро связаться, чтобы подтвердить, что они все еще заинтересованы в работе. Если это так, назначьте дату и время для встречи. Убедитесь, что они знают, как к вам добраться, и скажите им, готовы ли вы покрыть их транспортные расходы. Вы можете оставить небольшое количество кандидатов в резерве.