Проведение аудита информации

Растущие проблемы, вызванные нежелательной почтой, информационной перегрузкой и необходимостью принимать решения еще быстрее, означают, что слишком легко выбрать неправильный путь в создании систем поддержки принятия решений. Если точная информация является ключом к эффективному принятию решений, то информационный аудит позволит вам выяснить, соответствуют ли ваши информационные системы этой задаче. Аудит может проводиться на организационном или индивидуальном уровне - подходы к обоим представлены здесь.

Определение

Информационный аудит требует инвентаризации персонала и технологий, чтобы гарантировать, что нужная информация поступает нужным людям в нужной форме в нужное время. Также требуются меры для оценки затрат и выгод операционной системы, обеспечивающей ее.

Преимущества

Ваша организация обнаружит:

  • Какая информация распространяется, но не используется в должной мере
  • Какая информация требуется, но недоступна
  • Различия между тем, что нужно, и тем, что доступно
  • Что нужно сделать, чтобы согласовать спрос с обеспечением
  • Как информация лучше всего предоставляется потенциальным пользователям

Недостатки

  • Требуется время, навыки, опыт, беспристрастность и честность, чтобы получить полное, гибкое и обновляемое представление о том, что происходит, где дела идут хорошо, а где плохо, и что нужно делать сейчас и на постоянной основе.
  • Хотя это обычная практика, но ошибочно присваивать ценность информации только на основе ее стоимости. Своевременность, актуальность и точность информации, ее влияние на эффективность и продуктивность, а также ее вклад в принятие решений слишком часто воспринимаются как должное или вообще игнорируются.

Контрольный список действий

Для организаций или отделов

1. Провести первоначальный анализ

Установите факты о текущей ситуации. Прежде чем вы узнаете, куда вы двигаетесь, важно знать где вы находитесь. Получите представление о важности информации, имеющейся в организации, и получите представление о целях и задачах организации, ее культуре управления и организационной структуре. Это устанавливает контекст и перспективу для выяснения, какие информационные ресурсы есть у организации и как она их использует, как информационные потоки (или нет) и как они оцениваются.

2. Установить достаточные ресурсы для выполнения работы

Соберите команду для аудита. Для проведения расследования вам понадобятся люди с достаточными знаниями, опытом, объективным суждением и положением в организации. Команде необходимо будет определить метод проведения расследования, обеспечить доступ к соответствующим людям и документации, определить достаточное время для выполнения необходимых задач и заручиться поддержкой сверху.

3. Установить рамки аудита

Чтобы обеспечить согласованность во всей организации, установите общую структуру для аудита. Рассмотрите следующие вопросы:

  • Какую информацию сотрудники получают, создают, обрабатывают и передают?
  • Кто и что участвует в этих мероприятиях?
  • Какие процедуры контроля применяются?
  • Каков характер распределения бюджета и контроля?
  • Какие виды информации используются часто / частично / не используются вообще?
  • Какие типы информации требуются, но не доступны?

4. Установите параметры для оценки эффективности

Определите способы оценки важности собираемых данных. Например, какое значение можно придать тому факту, что все файлы с информацией хранятся в офисе? Как они используются? Для чего используется информация? Стоимость приобретения, обработки, хранения и доставки является бесспорным основным соображением, но она не обязательно будет указывать на эффективность или даже производительность информационного ресурса, действия или результата, который связан с ним. Ценность или эффективность могут оцениваться в более качественных характеристиках, таких как точность, актуальность и вклад в принятие решений, простота использования и влияние на эффективность, а также доходность инвестиций.

5. Приступим к деталям аудита

Информационный аудит должен установить как минимум следующее:

  • Какую информацию получают сотрудники? Из каких источников? По какой цене? Как это используется?
  • Какую информацию создают сотрудники? Что с этим происходит? Куда это идет?
  • Какая информация хранится и почему? Какой цели это будет служить?
  • Какая информация передается или доставляется? Кому? С какой целью? В какой форме?
  • Есть несоответствие между необходимой информацией и доступной информацией?
  • Каковы навыки и обязанности людей, которые выполняют эти задачи?
  • Какое оборудование и инструменты у них есть в наличии?
  • Существуют ли какие-либо контрольные документы, такие как политика компании, заявления, руководства, соглашения об уровне обслуживания, процедуры, руководства?
  • Является ли какая-либо информация избыточной для нужд персонала?
  • Являются ли какие-либо действия по обработке информации непродуктивными?
  • Какой бюджет доступен? Как был достигнут показатель бюджета? Насколько это адекватно? Кто это контролирует? Какие меры контроля существуют для этого?

6. Используйте собранные данные для сопоставления информационных потоков

Нарисуйте схему-флоучарт, чтобы показать области, процессы, настройки и действия, через которые проходит информация, поясняя пробелы, которые необходимо устранить, или узкие места и переполнения информацией, которые необходимо разгрузить.

7. Оцените эффективность информационных ресурсов

Когда данные собраны, изучите появляющиеся информационные ресурсы с точки зрения эффективности, действенности и рентабельности. Спросите себя:

  • В какой степени эти ресурсы поддерживают цели или помогают достичь поставленных целей?
  • Насколько они эффективны с точки зрения необходимых затрат и времени?
  • Есть ли какие-либо положительные или отрицательные результаты, прямо или косвенно связанные со сбором информации?
  • Должна ли она быть адаптирована к меняющимся потребностям? Можно ли это сделать?
  • Есть ли соответствие между ресурсами и полученными результатами?
  • Есть ли информационные пробелы?
  • Есть ли области, где информация уходит в никуда?

8. Сообщите о результатах

Сосредоточьтесь на самых серьезных областях, где не видно никакого полезного результата. Сконцентрируйте внимание на людях, навыках и ресурсах, необходимых для исправления ситуации. Завершите рекомендациями для следующей серии действий.

Индивидуальный аудит

  • Структурированы ли ваши информационные потребности или они разовые и учитываются только при возникновении потребностей?
  • Кто-нибудь еще знает о ваших информационных потребностях или вы держите это в секрете?
  • Вы обновляете свои источники информации?
  • Вы справляетесь с теми, что у вас уже есть?
  • Добавляете ли вы ценность к информации, которую вы обрабатываете?
  • Умеете ли вы пользоваться соответствующим оборудованием и программном обеспечением?
  • Предоставляете ли вы большую часть получаемой вами информации? Для немедленного или возможного повторного использования?
  • Когда вы отправляете информацию, знаете ли вы, что с ней будет?
  • Получаете ли вы информацию в правильной форме для вашего использования?
  • Является ли она надежной и точной?
  • Стоит ли хранить ее для будущего использования?
  • Стоит ли передавать информацию кому-то еще?
  • Смогли бы вы снова легко достать ее, если возникла такая необходимость?
  • Знаете ли вы где ее искать?
  • Если бы информация не поступила, вы должны (или не должны) будете ее искать?