Подготовка и использование должностных инструкций

Эта статья содержит рекомендации для тех, кто хочет составить должностные инструкции или обновить существующие. Должностные инструкции дают обзор целей и описание того, как работа вписывается в общую корпоративную структуру, каковы ее основные обязанности, зоны ответственности и отчетность.

Хорошо написанная должностная инструкция дает владельцу и непосредственному непосредственному руководителю четкое общее представление о работе. Для управления по работе с персоналом и отдела кадров - это инструмент найма, который помогает подобрать кандидатов согласно требуемым навыкам, опыту и компетенций необходимых для работы. Описания должностных обязанностей также служат полезной основой для проведения оценки производительности, оценки работы и могут помочь выявить дублирование или отсутствие определенных функций или действий в организации. Важно, чтобы описания были структурированы так, чтобы обеспечить гибкость и предупредить что делать в спорных ситуациях.

В связи с постоянными изменениями, должностные инструкции быстро устаревают и должны регулярно пересматриваться с учетом текущей практики и законодательства.

Определение

Должностная инструкция - это структурированное изложение функций и целей работы. Она должна определять границы полномочий владельца и включать название должности, отдел, место работы и строки отчетности.

Преимущества

  • уточняет обязанности и зону ответственности
  • полезно при подборе персонала
  • помогает выявить пробелы или дублирование функций в компании
  • предоставляет обзор функций и действий для отдела или организации

Недостатки

  • может создать ситуацию - «Это не в моей должностной инструкции!»
  • необходимо регулярное обновление инструкций

Контрольный список действий

1. Информируйте персонал о причинах пересмотра и внесения изменений в должностные инструкции

Когда вы просматриваете существующие должностные инструкции, важно, чтобы вы полностью информировали сотрудников. Объясните, что это будет проводиться при полном участии лиц, занимающих должности, например, с целью:

  • определить все межведомственные рабочие связи
  • обновить существующие должностные инструкции
  • помощь с оценкой работы
  • дать всем четкое представление о том, как организована компания

2. Распределите ответственность

Должностные инструкции традиционно готовились отделом кадров и согласовывались с линейными руководителями и должностными лицами. Тем не менее, многие организации передают эту ответственность линейным менеджерам, а сотрудники отдела кадров предлагают рекомендации и проверяют их согласованность и дублирование. Следующие пункты должны быть приняты во внимание:

  • Все ли ключевые функции и действия перечислены в порядке приоритета?
  • Есть ли у каждого работника четкая линия отчетности?
  • Есть ли баланс между количеством сотрудников и одним менеджером?
  • Не слишком ли много уровней отчетности?
  • Есть ли совпадения в функциях отделов или организации?
  • Все ли работы сгруппированы логически?
  • Есть ли пробелы или неточности в описании ключевых функций?

3. Сбор информации

Лицо, ответственное за составление описания работы, должно учитывать:

  • что руководство хочет от работы
  • что, по мнению работника, он или она делает, и что он на самом деле должен делать
  • что другие сотрудники, которые профессионально взаимодействуют с работником, считают что они должны делать

Вы можете легко получить эту информацию из неофициальных интервью. Можно использовать опросники, но зачастую для анализа письменных данных требуется больше времени, чем для интервьюирования людей, и результаты, как правило, неоднозначны.

4. Составьте черновик должностной инструкции

Описание работы должно содержать следующее:
Основная информация
Должность и отдел. Название работы должно быть кратким, описательным и понятным. Помните, что сотрудники считают, что статус людей с похожими должностями одинаков.

Какие отчеты должны подготавливаться. Укажите должность сотрудника, которому подчиняется сотрудник, а также должности и количество сотрудников, подотчетных сотруднику.

Укажите место работы. Если речь идет о командировках опишите детали.

Основные функции. При необходимости используйте организационную диаграмму, чтобы показать, как работа связана с другими работами и вписывается в структуру компании.
Основная цель или задача работы
Это должно быть краткое изложение, описывающее, почему работа существует, например, задача менеджера по продажам может быть легко описана как «обеспечение достижения целей продаж».
Основные обязанности / ключевые задачи / области ключевых результатов
Ключевые задачи или обязанности вносят существенный вклад в достижение целей работы и организации. Они составляют основную часть работы. В идеале должно быть не более пяти или шести основных задач. Некоторые базовые задания могут иметь только одно или два основных вида деятельности (например, складирование на полках и работа на кассе в супермаркете), хотя большинство из них может иметь несколько элементов (привлечение нового бизнеса, управление существующими клиентами, управление персоналом, взаимодействие с поставщики и т. д.). Вторичные обязанности и ответственность также должны быть перечислены.

Описание каждой задачи должно включать три компонента:

  • подчеркивать основную деятельность (например, разработка, проектирование, реализация, консультирование)
  • объект этой деятельности (уровень запасов, существующие поставщики, новая компьютерная система)
  • его цель (снизить затраты, повысить эффективность, получить новый доход)

Примером описания задачи, включающего эти компоненты, может быть «консультирование по выбору и внедрению новой компьютерной системы для установления более тесных связей с ключевыми клиентами». Включите желаемый результат («расширить существующую клиентскую базу») в описание задачи, но не количественные цели. Цели, как правило, оговариваются отдельно и лучше включаются в обычные системы оценки эффективности. Ключевые задачи обычно перечислены в порядке важности или в соответствии с другими согласованными критериями, такими как хронология, частота действий или задачи, связанные с конкретной деятельностью.

5. Обновление и обзор

Должностная инструкция должна обновляться и должна быть проверена как минимум:

  • один раз в год при оценке работника
  • всякий раз, когда работа становится вакантной, чтобы гарантировать, что описание все еще соответствует требованиям отдела
  • после того, как новый сотрудник проработал несколько месяцев, чтобы учесть любые существенные изменения в обязанностях, возложенных на работу