Принятие решения об аутсорсинге

Эта статья предназначена для руководителей, принимающих решение о том, передавать ли услуги на аутсорсинг или нет, и если да, то, что и как передавать на внешний подряд. Контрольный список описывает этапы процесса, ведущие к составлению и подписанию контракта.

Аутсорсинг все чаще воспринимается как угроза для сотрудников и как возможность для руководителей компаний. Помимо неизбежного фактора экономии средств, многие элементы, способствующие развитию, заставляют компанию задуматься об аутсорсинге, в частности, о большей гибкости по мере того, как спрос на товары или услуги растет и падает, а также улучшаются способы их доставки. На первый взгляд преимущества аутсорсинга бросаются в глаза. Однако опыт показывает, что есть много подводных камней, опасностей и возможных убытков.

Определение

Под аутсорсингом все чаще понимается сохранение ответственности организации за услуги, в то время как повседневное выполнение этих услуг передается внешней организации, обычно по контракту с согласованными стандартами, затратами и условиями.

В этом контрольном перечне, организация, рассматривающая возможность передачи части своих функций на внешний подряд, будет называться «Организация»; внешняя организация, назначенная для их принятия, будет называться «Агентство».

Преимущества

Организация обычно принимает решение об аутсорсинге по ряду причин, в том числе:

  • Уменьшение затрат и увеличение эффективности
  • Большая финансовая гибкость за счет сокращения накладных расходов
  • Оперативная гибкость и контроль через договорные отношения
  • Необходимость сосредоточиться на основных видах деятельности
  • Доступ к лучшим управленческим навыкам для непрофильной деятельности
  • Гибкость в наборе персонала

Недостатки

Аутсорсинг может:

  • Снижать корпоративную устойчивость путем изменения функций поддержки
  • Требовать значительной координации обмена информацией с Агентством
  • Снизить обучающую способность Организации интегрировать процессы
  • Нарушить контроль Организации над функциями, переданными на аутсорсинг
  • Усилить незащищенность сотрудников, независимо от того, остаются ли сотрудники в Организации или приняты на работу Агентством

Контрольный список действий

1. Создайте команду проекта

Рассматривайте предложение об аутсорсинге как проект. Применяйте принципы управления проектами, выбирая руководителя проекта и команду, метод работы и план действий.

2. Проанализируйте текущую позицию

В идеале вы должны провести радикальный анализ процессов Организации - вы не хотите передавать на аутсорсинг функцию, которая может быть лучше интегрирована с одним из ваших основных видов деятельности. Поддерживая четкое видение того, куда идет бизнес, оцените:

  • Какие преимущества вы можете получить, сосредоточившись на основных услугах?
  • Какое минимальное корпоративное участие, необходимое для выполнения функций, которые не влияют на клиента?
  • Какой уровень контроля вам требуется, чтобы уменьшить непроизводственные накладные расходы?
  • Какие функции будут более жизнеспособны под управлением внешнего агентства?

3. Придавайте значение людям

По мере приближения этапа подписания контракта ваши сотрудники будут страдать от беспокойства и неопределенности. В лучшем случае их трудовая жизнь будет передана от одного работодателя другому, в худшем - они могут ее потерять. Ставьте на первое место благосостояние ваших людей.

4. Используйте бенчмаркинг

Кто-то где-то, вероятно, делает то же самое, что и вы, лучше или тем же способом с меньшими затратами. Определите подходящие организации для бенчмаркинга и определите, какие виды деятельности они передают на аутсорсинг.

5. Придите к решению

Определите свои лучшие ключевые области. Как говорит Том Питерс: «Делай то, что делаешь лучше всего, а остальное передай на аутсорсинг». Основными вопросами являются:

  • Что является ключевым для бизнеса и для будущего бизнеса?
  • Что может создать конкурентное преимущество?

Затем решите, должен ли аутсорсинг стать общеорганизационной политикой для неосновных областей или его следует использовать только по мере необходимости.

6. Определите что отправить на аутсорсинг

Логично, направления на аутсорсинг выбираются в процессе принятия решений. Если вы сосредотачиваетесь на основных сферах деятельности Организации, на своей уникальности, тогда целью аутсорсинга становятся поддержка, администрирование, и внутренние рутинные процессы компании.Области, которые традиционно выводятся на аутсорсинг, включают юридические услуги, рекламу, бухгалтерский учет, аудит и службу безопасности. Совсем недавно к ним присоединились обработка данных, IT-услуги, управление зданиями и обучение персонала.

7. Создайте тендер

Тендер является объективным документом с подробным описанием услуг, видов деятельности и целевых показателей, а также документом по продаже, предназначенным для привлечения агентств, которые могут расширить возможности Организации. Аутсорсинг - это не просто избавление от проблемных областей. После того, как вы сформировали основные задачи, отправьте набросок спецификации и запросите информацию в агентства, которые, вероятно, будут заинтересованы. Общая спецификация должна отражать общие положения и сроки аутсорсинга. Запрос на информацию является своеобразным тестом для определения уровня компетенции и заинтересованности Агентства. Второй этап - это приглашение к участию в тендере, в котором четко указывается, какие агентства должны участвовать в торгах.

8. Выберите партнера

Тендерный процесс следует использовать для оценки фактов, но выбор партнера по аутсорсингу - это гораздо больше, чем выбор нового поставщика, поскольку этот процесс включает в себя индивидуальное обслуживание, соглашение об условиях обслуживания и подписание контракта. На данном этапе Организация ищет Агентство, с которым оно может согласовать цели, проводить регулярные встречи руководителей и обмениваться конфиденциальной информацией. Гармония стилей управления является ключевым условием успеха.

9. Познакомьте персонал

Чрезвычайно важно, чтобы ваш персонал, который планируется перевести в Агентство, встретился со своим новым руководством до подписания каких-либо контрактов. Предоставление сотрудникам даст возможность высказывать свои опасения и задавать вопросы, может помочь нивелировать ощущение, что их выгоняют. С другой стороны, могут возникнуть конфликты стиля и личности, которые могут повлиять на стадии переговоров. Решите другие вопросы условий найма, включая соответствующую компенсацию, если работа Агентства будет недоступна или не потребуется.

10. Составьте контракт

Если команда проекта составляет контракт, заручитесь юридической поддержкой. В договоре должно быть прописано:

  • условия обслуживания, которые Агентство будет предоставлять, проверять и контролировать их соблюдение - возможно, через менеджера - и положения, включая средства финансовой компенсации, при нарушении условий соглашения
  • разграничение служебных обязанностей и зон ответственности, чтобы и Организация, и Агентство четко понимали, кто и что делает
  • кому принадлежит оборудование и станки
  • судьба персонала, который будет передан на аутсорсинг, и детали их условий найма.
  • гибкость условий и возможность вносить изменений, например, если объем бизнеса радикально меняется
  • срок контракта с датой пересмотра и возможность возврата функции на внешний подряд Организации
  • испытательный срок до вступления договора в силу

11. Протестируйте контракт

Убедитесь, что контракт выдержит все возникающие сложности реальной эксплуатации. Пробный период идеально подходит как для внесения корректировок до того, как контракт вступит в законную силу, так и для оценки вероятности разрыва партнерства.