Создание системы измерения производительности

Эта статья содержит рекомендации по созданию системы измерения эффективности для организации или отдела.Основной целью измерения эффективности является измерение того, насколько хорошо организация или отдел выполняет свою миссию, цели и задачи. Измерение производительности является одним из ключевых требований в любой программе непрерывного улучшения. Информация, полученная из показателей эффективности, может использоваться для создания программы для сравнения с конкурентами (бенчмаркинга), другими организациями или предыдущими результатами.

Определение

Система измерения производительности представляет собой организованные средства определения, сбора, анализа и принятия решений относительно всех показателей эффективности в рамках процесса или деятельности.Показатель эффективности - это уровень, по которому можно оценить управление любым видом деятельности. Сравнение с индикатором позволяет менеджерам оценить, насколько эффективно, действенно и экономически эффективно выполняется операция. Показатели эффективности дают количественную оценку степени, в которой вы соответствуете набору определенных показателей. Они требуют сбора необработанных данных и преобразования через формулу в числовую единицу. Например, возможно, была поставлена цель сократить количество жалоб клиентов с 10% от общего объема продаж до 5% (показатель). Формула, чтобы увидеть, было ли это достигнуто, будет выглядеть так:


общее количество жалоб
____________________________ x 100 = % жалоб
общее количество продаж


Преимущества

Измерение производительности позволяет организации:

  • понять его текущее положение
  • определить, действительно ли произошли улучшения
  • определить, где улучшения должны быть сделаны
  • быть в курсе его процессов
  • обеспечить принятие решений на основе фактов
  • проверить, достигается ли желаемый результат

Недостатки

Единственным недостатком измерения производительности могут быть ресурсы (персонал и время), которые потребляет процесс. Если вы рассматриваете возможность внедрения системы измерения производительности, не стоит недооценивать стоимость.

Контрольный список действий

1. Назначить комитет системы измерения эффективности

Комитет будет нести ответственность за разработку, внедрение и анализ системы измерения эффективности. Члены комитета должны быть привлечены со всех уровней организации, чтобы можно было составить карту всего процесса от начала до конца. Назначить координатора для контроля за системой; это должен быть кто-то с опытом управления проектами, который вызывает уважение и может добиться цели.

2. Определите процесс, который нужно измерить

Примеры процессов на практике включают закупку сырья, подготовку готовой продукции к доставке, выставление счетов и обработку жалоб. Каждый процесс обычно нуждается в своих собственных показателях эффективности. Вопросы для рассмотрения комитетом при определении процессов измерения включают следующее:

  • Какой продукт или услугу мы производим?
  • Кто наши клиенты (внутренние и внешние)?
  • Каковы именно наши процессы?
  • Что конкретно мы делаем?
  • Как мы это делаем?
  • Как начинается и чем заканчивается наш процесс?

3. Определите действия которые будут измеряться

Изучив блок-схему процесса, комитет может определить виды деятельности, которые имеют решающее значение с точки зрения общего процесса:

  • эффективность и экономичность
  • производительность
  • качество, отсутствие дефектов или удовлетворенность клиентов
  • своевременность
  • безопасность

Самые важные действия для измерения:

  • за которыми необходимо внимательно следить и действовать, если их производительность не соответствует техническим требованиям
  • они должны постоянно улучшаться
  • чьи преимущества превышают затраты на проведение измерений

После того, как эти виды деятельности были определены, необходимо определить, какая полезная информация требуется для каждого вида деятельности, подлежащего измерению.

4. Установить показатели эффективности

Установите показатель эффективности для каждого из критических видов деятельности, выбранных для измерения. Помните, что в некоторых случаях могут быть законодательные стандарты, например, в области токсичных выбросов.Хорошие показатели эффективности:

  • реалистичны - их достижение не требует необоснованных усилий
  • понятны - они должны быть выражены в простых и ясных терминах
  • приспосабливаемые - они могут быть изменены при изменении условий
  • экономичные - затраты на их установку и администрирование должны быть низкими по сравнению с охватываемой деятельностью
  • законные - они должны как минимум соответствовать требованиям законодательства
  • измеримые - они должны иметь четкие рамки

Возможен тестовый период наблюдения, если показатель эффективности для конкретного вида деятельности устанавливается впервые.

5. Соберите данные

Чтобы определить, как будут собираться данные, спросите себя:

  • Что я пытаюсь измерить?
  • Где я буду делать измерения?
  • Насколько точными должны быть измерения?
  • Как часто мне нужно проводить измерения?

Для действий, которые предпринимаются несколько раз в час, может быть осуществимо только выборочное измерение, например, каждый восьмой раз.Во многих случаях данные, необходимые для измерения производительности, уже существуют. Например, в базах данных, журналах, тайм-картах и контрольных листах. Если требуются дополнительные данные, то ответственный за эту конкретную область деятельности обычно отвечает за их сбор.В некоторых случаях может быть целесообразно установить автоматизированную систему сбора данных для обеспечения точных данных без необходимости вмешательства человека.Сообщите ответственным лицам, когда им следует начать сбор данных и в каком формате они должны их представлять, например, таблицы Excel. Все данные должны быть переданы в комитет для анализа.

6. Анализировать и сообщать фактическую производительность

Прежде чем делать выводы из данных, убедитесь, что:

  • данные собраны, чтобы ответить на поставленные вопросы
  • нет никаких доказательств предвзятости в процессе сбора
  • достаточно данных, чтобы сделать значимые выводы

Как только данные проверены, можно сформулировать необходимое измерение производительности.Обобщите данные и подготовьте отчет. Обязательно:

  • классифицировать данные и использовать графики, чтобы показать тенденции
  • сделать отчет сопоставимый с целями или стандартами
  • убедиться, что все измерения производительности начинаются и заканчиваются в один и тот же месяц или год
  • принять стандартный формат, используя листы и диаграммы одинакового размера
  • добавить основные выводы

7. Сравните фактическую производительность с показателями

Сравните результаты показателей эффективности с набором показателей для каждого вида деятельности.

8. Внесите изменения в организацию деятельности

Анализ покажет:

  • активность неэффективна - оставьте индикатор как есть, но определите причины неудачи
  • отклонение несущественно - установите более высокий показатель для постоянного улучшения
  • показатель легко достигается - пересмотрите и поднимите коэффициент, чтобы сделать его более трудно достижимым

9. Продолжайте измерять производительность и оценивать показатели эффективности

Продолжайте процесс сбора данных и анализа производительности. Повышайте цели и стандарты по мере улучшения производительности. Изменяйте их по мере модернизации видов деятельности, например, новый станок может позволить производить компонент быстрее и эффективнее.