Планирование семинаров

Эта статья описывает, как планировать и проводить семинар.

Определение

Семинары - это не просто встречи, лекции, семинары или дискуссии, хотя они могут содержать элементы некоторых или всех этих вещей. В основном это собрания, созываемые для решения проблемы или достижения цели в неформальной обстановке, способствующей творчеству. Семинары подходят для изучения широкого спектра вопросов, которые заслуживают более глубокого анализа, чем это может быть достигнуто на обычных встречах, или вопросов, которые требуют мозгового штурма или творческого мышления.

На семинарах нет руководителя или лидера как такового, но есть ведущий, который создает открытую, непринужденную атмосферу для поощрения участников семинара. Типичный семинар имеет от четырех до десяти и более участников.

Таким образом, семинар может быть групповым мероприятием, учебным мероприятием или учебной сессией, в которой участники являются основными участниками или учатся друг у друга, или когда опыт присутствующих является более важным, чем знания ведущего.

Преимущества

Семинары полезны, когда вам необходимо:

  • безопасное групповое обсуждение
  • получить максимальное количество идей от людей
  • вовлекать как можно больше людей
  • провести мозговой штурм
  • придумать правильные вопросы и конструктивные альтернативы
  • сформулировать примерный план действий

Недостатки

Семинары неуместны, если вам нужно:

  • сопоставлять или анализировать сложную или подробную информацию
  • расследовать ошибки или неудачи
  • принять окончательное решение

Они не работают, когда некоторые люди доминируют или когда люди не хотят быть там.

Контрольный список действий

1. Выберите ведущего

Определите, нужно ли приглашать стороннего ведущего. Внутренний персонал может быть использован, если проблема не слишком спорная или сложная, и если у вас есть сотрудник, который является опытным в обсуждаемом вопросе. В противном случае вам следует нанять стороннего ведущего.

Ведущий должен чувствовать себя комфортно при проведении семинара и должен уметь:

  • указать участникам, каковы ожидаемые результаты или новые цели
  • сформулировать четкие планы и тактику их выполнения
  • убедить участников использовать полученные на семинаре знания

2. Уточните необходимые результаты

Определите цели семинара, сроки выполнения и любые противоположные идеологии для согласования. Убедитесь, что цели измеримы.

3. Определите участников

Обратите внимание на наилучшее сочетание людей и на любые потенциальные конфликты, которыми необходимо будет управлять.

4. Выберите место

Место, которое вы выбираете, должно иметь соответствующие удобства. Обратите внимание на оборудование, размер комнаты и общую атмосферу. Ищите пространство, которое может вместить вашу аудиторию и будет удобным для групповой работы. Иногда нужно менять картинку. Выбирайте место вне рабочего пространства - это освобождает умы участников, так как они не будут постоянно думать о работе, ожидающей их в нескольких метрах от них.

5. Получите оборудование

Подумайте обо всех нюансах, которые могут показаться банальными, но могут быть чрезвычайно полезны, когда семинар идет полным ходом, например, клей, ножницы, скотч, флипчарты и ручки, скрепки для бумаг, степлер. Убедитесь, что планировка комнаты соответствует вашим потребностям. Расположение мест может иметь значение для обсуждения.

6. Установите основные правила

Это особенно важно для сеансов мозгового штурма и групп смешанного возраста. Ограничивайте количество правил - слишком много правил могут препятствовать свободному обсуждению.

7. Подготовьте участников

Возможно, вы захотите поставить задачу перед семинаром, но сведите предварительную информацию к минимуму, так как основное внимание следует уделить групповой деятельности. Помните о предвзятых идеях и страхах и будьте готовы развеять их.

8. Составьте расписание

Семинары могут длиться от полдня до двух или трех дней, в зависимости от темы. Гибко планируйте время, обеспечивая удобную пропорцию лекций и групповых рабочих сессий. Учитывайте способность участников концентрироваться. Попробуйте выработать сбалансированное сочетание между активными и пассивными сессиями. Сохраняйте контроль, но будьте гибкими. Иногда развитие событий выходит за рамки вашего плана.

Выделите достаточно времени для перерывов на кофе / чай. Участникам нужно время, чтобы усвоить идеи и пообщаться друг с другом. Если семинар длится более одного дня, часто полезно начинать первый день с обеда, чтобы люди могли расслабиться и познакомиться друг с другом.

9. Запланируйте первый номер программы

Непринужденное начало разговора может помочь создать необходимую атмосферу, а также помочь с представлением. После уточните, почему вы здесь, и объясните дальнейший процесс.

10. Сделайте семинар приятным

Каждый получит больше от семинара, если это будет приятный опыт.

Подведение итогов семинара

Измерение успеха или неудачи семинара выходит за рамки выяснения того, испытали ли участники приятный и конструктивный групповой опыт.

Измеряется:

  • степень, в которой измеримые цели были достигнуты
  • изменения в мышлении, поведении или деятельности
  • действие, которое является результатом семинара