Эффективное управление временем

Эта статья предназначена для менеджеров желающих эффективно распоряжаться своим временем.

Хорошее управление временем всегда было важным навыком, но теперь это необходимость. Такие факторы, как повсеместная корпоративная реструктуризация, ускорение изменений, информационная перегрузка, а также необходимость сбалансированности труда и личной жизни, заставляют менеджеров планировать свой рабочий день по минутам.

Определение

Тайм-менеджмент является жизненно важным аспектом самоуправления. Это предполагает рационального использование времени для создания максимальной личной эффективности и результативности. Это достигается путем планирования и успешной реализацией плана.

Преимущества

Эффективный тайм-менеджмент позволяет:

  • Достигнуть контроля над действиями
  • Соблюдать баланс между работой и отдыхом
  • Выработать проактивный стиль управления
  • Разбираться с проблемами по мере их поступления
  • Высвободить время для саморазвития
  • Экономить деньги повышая эффективность труда
  • Завершать важные задачи вовремя
  • Выбрать время выслушать других
  • Улучшить свой имидж и выделиться от менее организованных коллег
  • Освободиться от стресса
  • Уходить из офиса вовремя

Контрольный список действий

1. Оцените как вы расходуете время

Просмотрите свой дневник или журнал, чтобы понять, как вы проводите время. Если вы никогда не делали этого, запишите свои действия за двухнедельный период, чтобы узнать, куда уходит ваше время. Спросите себя:

  • Какая часть вашей деятельности была результатом планирования, а какая была незапланированной?
  • Насколько точным было ваше планирование - выполнили ли вы задачи за отведенное время?
  • Сколько времени было потрачено на рутинные действия, которые можно было бы делегировать?
  • Как часто вы отвлекаетесь от поставленных задач?
  • В какое время дня вы более продуктивны?

2. Определите ваши проблемные области

Что заставляет вас неэффективно использовать время? Разделите проблемы на «врагов извне» и «врагов внутри». Враг вне включает внешние факторы, неподконтрольные вашему непосредственному контролю, например, ошибки или неэффективность других отделов, неожиданные дополнительные задачи и жалобы. Враг внутри - это личная неэффективность, включающая плохое планирование, отсутствие уверенности сказать нет, а также откладывание проблем и неприятных задач.

3. Уточните ваши цели и приоритеты

Прежде чем вы сможете успешно управлять своим временем, вы должны убедиться, что вы знакомы с описанием вашей должности и с тем, что должны делать в рамках своей работы. Согласуйте ваши цели и задачи с вашим начальником и подчиненными, чтобы все знали, что от вас ожидают, и изложите это в письменном виде.

4. Займитесь врагами извне

Если вы обнаружите, что проблемные отношения, жалобы и реакции на не зависящие от вас ситуации отнимают слишком много времени, постарайтесь свести это к минимуму:

  • Установление соглашений об уровне обслуживания, которые детализируют то, что каждый отдел ожидает от других, и улучшают межведомственное взаимодействие
  • Рассмотрение процедур подачи жалоб и создание более эффективной системы
  • Изучение кадровой политики, которая может стать причиной межличностного напряжения или неэффективных методов работы
  • Просить коллег быть краткими при представлении письменных или устных докладов

5. Сразитесь с врагами внутри

Более конструктивно используйте свое время, думая об этом структурированным образом.
Планируйте
  • Составьте план своей деятельности на неделю.
  • Проводите пять минут каждое утро, просматривая свой временной план; отрегулируйте его по мере изменения обстоятельств.
  • Включите свободное время в свое расписание, чтобы не перегружать.
  • Создайте резервный план на случай непредвиденных ситуаций - решите, какие задачи можно отбросить, кого можно добавить, и кого нужно будет уведомить, если вы не успеваете.
  • Запланируйте время для отдыха и отдыха и также работы.
Расставьте приоритеты
  • Ранжируйте задачи в порядке важности. Постарайтесь быть объективным; избегайте высоко оценивать задачи, которые вам нравятся, но которые не являются жизненно важными.
  • Будьте тверды, но вежливы, отказываясь выполнять задачи, которые не входят в ваши обязанности.
  • Поддерживайте четкие цели в отношении того, чего вы пытаетесь достичь, и соответственно распределять свое время.
Делегируйте
  • Оцените, какие задачи могут быть делегированы кому-то еще.
  • Тщательно выбирайте, кому вы делегируете. Является ли человек осведомленным и компетентным в этой области? Есть ли у него или у нее время и желание выполнить задачу? Не обидите ли вы кого-нибудь своим решением?
  • Убедитесь, что вы даете четкие инструкции, чтобы задача была выполнена хорошо.
  • Дайте рутинные задания своему секретарю - 15 минут, потраченных на объяснения секретарю как выполнить рутинные задачи, могут сэкономить вам уйму времени.
  • Вовлекайте сотрудников в проекты и делитесь рабочей нагрузкой.
  • Обучите своих сотрудников эффективно управлять своим временем.
Пересмотрите ваш подход к работе
  • Планируйте выполнять важные действия в то время суток, когда вы работаете лучше всего.
  • Разбивайте сложные задачи на небольшие части.
  • Предотвратите нежелательные прерываний. При необходимости попросите своего секретаря не принимать нежелательные звонки, поработайте где-нибудь, кроме вашего офиса, или просто повесьте на дверь табличку «Не беспокоить» (убедитесь, что люди понимают, что она означает).
  • Время от времени работайте дома в течение дня, если это разрешено, и если в доме спокойная обстановка.
  • Поговорите с людьми вместо того, чтобы писать - это может привести к более быстрой реакции и более быстрому принятию решений.
  • Избегайте перескакивания с одной задачи на другую. Сконцентрируйтесь на одной вещи.
  • Собирайте аналогичные задачи вместе.
  • Делайте перерывы или меняйте задачи, когда вы чувствуете усталость или не можете сосредоточиться.
  • Организуйте удобную систему хранения бумаг, чтобы при необходимости быстро найти требуемые документы.
  • Используйте новые технологии, но только если они действительно сэкономят время.
  • Минимизируйте бумажную работу и избегайте ненужного дублирования.
  • Удостоверьтесь, что собрания, которые вы посещаете, действительно необходимы, и если вы проводите их сами, убедитесь, что они хорошо организованы.
  • Посмотрите на расписание поездок на работу или командировки. Можете ли вы сократить или устранить ненужные поездки?

6. Найдите время для себя

Переутомление контрпродуктивно. Оно может вызвать стресс и испортить настроение, а также снизить эффективность. Как бы хорошо вы ни были организованы, в вашем распоряжении всего 24 часа в сутки, и вы должны провести их адекватной пропорции для себя. Не бойтесь потратить 10 минут на перерыв на чай или прогулку по парку, или час на тренировку в спортзале. Постарайтесь поддерживать здоровый баланс между вашей работой и семейной жизнью.