Создание виртуальной организации

Эта статья предназначена для менеджеров, желающих получить представление об основных принципах, лежащих в основе концепции виртуальной организации, и ключевых факторах, связанных с ней.

Виртуальная организация охватывает изменения в традиционных корпоративных структурах и методах работы. Многие из этих изменений уже установлены, другие все еще кажутся футуристическими. Этот контрольный список не защищает революционные изменения, но описывает соображения, связанные с эволюционным подходом к созданию виртуальной организации. Некоторым организациям будет легче стать виртуальными, чем другим, но все менеджеры должны ознакомиться с моделью управления будущего.

Определение

Не существует единого способа определения виртуальной организации. Однако большинство авторов согласны с тем, что определение должно охватывать концепцию организационной гибкости, не зависящей от традиционных барьеров таких как место и время. По сути, виртуальная организация опирается на использование киберпространства, электронной среды для обмена данными, вызванной интеграцией телекоммуникационного и компьютерного программного обеспечения.

Виртуальность принимает понятие скрытой реальности, в которой результаты не достигаются традиционными способами. Это подразумевает, что организация, команда, человек, услуга или даже продукт не должны существовать физически, хотя это может показаться материальным; это реально, но в виртуальном пространстве. «Виртуальная организация» на самом деле является общим термином для различных инициатив, которые исследуют организации, чтобы сделать себя более отзывчивыми к изменениям на сегодняшнем рынке.

Преимущества

В виртуальной организации:

  • дистанция не мешает выполнению работы, встречам, совместной работе или конференциям
  • производительность значительно возрастает
  • накладные расходы снижаются
  • работа может быть распределена по часовым поясам
  • организации могут сосредоточиться на том, что они лучше всего делают

Недостатки

Преимущества виртуальной организации не могут быть реализованы, если менеджмент:

  • не наделяет полномочиями и не доверяет сотрудникам
  • не устанавливает взаимную лояльность между работником и работодателем
  • не затрагивает всех сотрудников, а не только работников умственного труда
  • не подвергает сомнению старые, принятые методологии и исследует новые способы работы

Контрольный список действий

Осознание

1. Примите во внимание меняющийся рынок

Оцените стратегические решения вашей организации, чтобы реагировать на изменения, оставаться конкурентоспособной и удовлетворять потребности клиентов. Как можно:

  • Проникнуть на новые рынки и сократить расходы?
  • Соответствовать все более высоким уровням качества и все еще увеличивать скорость выхода на рынок?

2. Сформулируйте корпоративное видение

Думать о будущем вашей организации - значит анализировать, где вы находитесь сейчас и как вы туда попали, и определять, где вы хотите быть в будущем, и планировать, как туда добраться. Для этого вам необходимо выяснить, в чем ваша организация лучше всех, и уметь эффективно использовать свои навыки и ресурсы. Сформулируйте четкое видение будущего, которое включает в себя как пункт назначения, так и основу для планирования, постановки целей, принятия решений и действий.

3. Остерегайтесь постоянного сокращения

Попытайтесь объективно проанализировать, куда вас ведет сокращение. Вам следует подумать о новых способах работы, а не просто о сокращении числа сотрудников и предоставлении другим возможности заполнить пробелы. Сокращение должно повысить эффективность и должно происходить только после усилий по реинжинирингу, связанных с должным анализом рабочих процессов и возможностей имеющихся технологий.

4. Недоверие к стационарным конструкциям

Фиксированные иерархические структуры медленно реагируют на быстро меняющийся рынок. Вместо этого подумайте о гибких структурах, которые могут с большей готовностью использовать возможности, позволяя компании объединять ресурсы как внутри, так и вне организации в соответствии с потребностями.
Принятие действий

1. Присоединяйтесь к революции в сфере коммуникаций

Препятствия для внедрения ИТ в корпорациях устраняются с помощью более дешевого, все более мощного аппаратного и программного обеспечения и более широкой компьютерной грамотности. Конвергенция ИТ и телекоммуникаций привела к взрыву обмена данными между людьми, которые физически удалены друг от друга.

Воспользуйтесь этой революцией:

  • использование электронной почты в качестве дешевой альтернативы письмам, факсу или телефону
  • изучение интеграции компьютерной телефонии (CTI), которая позволяет идентифицировать вызывающих абонентов и отображать их записи на экране компьютера до или как оператор отвечает на телефонные звонки;
  • покупать ноутбуки, чтобы сотрудники могли быть более мобильными. С ноутбуком любой может взять офис где угодно в любое время

2. Рассмотрите новые способы работы

Различные варианты дают работодателю и сотруднику гибкость в том, где и как выполняется работа.

  • электронная почта - позволяет людям на разных локаций работать вместе
  • групповое программное обеспечение - позволяет многим людям участвовать в одновременных диалоговых окнах на экране, одновременно получая доступ к одной и той же корпоративной информации
  • видеоконференцсвязь - связывает людей в удаленных местах с помощью прямых аудио и видео каналов
  • teleworking (телеворкинг) - соединяет домашних работников с компьютерной сетью компании
  • hot-desking (хот дескинг) - предоставление офисных помещений мобильным сотрудникам, поддерживая пул неназначенных рабочих мест на рабочем месте.
  • coworking (коворкинг) - предоставляет офисные помещения мобильным сотрудникам, позволяя им заранее бронировать рабочие места на рабочем месте.

Вам необходимо отбросить старые предположения и ценности, например, что работники должны прийти в офис, а работникам, которые работают вне офиса, могут работать недобросовестно, или, что расстояние является препятствием для общения.

    3. Рассмотрите аутсорсинг

    Решите, может ли аутсорсинг повысить вашу конкурентоспособность. Анализ основных компетенций вашей компании поможет вам определить вспомогательные действия для аутсорсинга. Вы, возможно, уже начали с услуг по уборке и организации питания, а теперь можете решить перейти к обучению и информационным технологиям. Прежде чем сделать это, рассмотрите потенциальные проблемы, которые могут возникнуть при аутсорсинге, а также его преимущества.

    4. Определите партнеров для сотрудничества и возможные альянсы

    Виртуальные организации могут выходить за пределы традиционной компании двумя способами:

    • через стратегические партнерства и союзы
    • через временную сеть независимых компаний, которые делятся ресурсами, навыками и затратами для использования рыночных возможностей.

    Найти подходящего партнера может быть не так просто, как кажется.

    Нужно продумать:

    • правильное соответствие компетенций
    • общие ценности
    • взаимное доверие, чтобы согласовать официальные структуры и соглашения
    • разделение ответственности по маркетинговым стратегиям
    • совместное финансирование проекта

    5. Добавьте ценность своим информационным системам

    Системы баз данных могут и должны делать больше, чем хранить, обрабатывать, сортировать и извлекать информацию. Они могут быть интегрированы с другими системами, такими как CTI и Интернет, для расширения обслуживания клиентов. Узнайте, что технически возможно, решите, чего вы хотите достичь, и создайте систему, которая обеспечивает потребности клиентов. Вам больше не нужно находиться в офисе, чтобы предоставлять первоклассное обслуживание клиентов - вы можете предоставить его через ИТ.

    6. Возьмите человеческий фактор под свой контроль

    Подумайте об инстинктивных человеческих реакциях на изменения и об инвестициях ваших людей в существующее положение вещей. Сотрудники могут (не без причины) чувствовать, что виртуальная работа угрожает социальным аспектам работы, которые они ценят, в то время как менеджеры боятся (по той же причине) потерять контроль над рабочей силой, которую они не могут видеть. И организации, и частные лица должны изменить устоявшиеся взгляды.